Когда в моём календаре пытаются нарасти несколько слоёв встреч, я начинаю зачистку. Делюсь упражнением, которое мне помогает.

Я задаю себе два вопроса:

— Зачем мне нужна эта встреча? Есть причина, по которой мне важно участвовать, или есть что-то, что мне важно с созвона вынести.

— Зачем я нужна на этой встрече? Есть причина, по которой моё участие необходимо, или есть что-то важное, что я могу привнести во встречу и без меня группа скорее всего что-то потеряет.

На этот вопрос, в отличие от предыдущего, я не всегда могу ответить сама, и тем более не всегда могу в одностороннем порядке решить, что пропущу звонок, на который меня позвали. В таком случае уточняю у организатора, зачем я нужна. Какая цель встречи, какой ожидаемый результат и какие ожидания от меня. То есть как он видит мою роль и вклад на встрече.

Если представить ответы в бинарном виде «нужна/не нужна» и наложить их на две оси, получим четыре квадранта.

1️⃣ Мне нужна встреча - я нужна на встрече

🍎 Тут всё ясно — иду.

2️⃣ Мне нужна встреча - я не нужна на встрече

Решение зависит от.

🍏 Если мне важно только донести своё мнение — не иду. Заранее закидываю свои мысли ведущему или всем участникам с условием, что их включат в обсуждение.

🍏 Если мне важно только узнать результат — не иду. После встречи смотрю запись и/или читаю постмит.

🍎 Если мне важно принять участие в обсуждении, промотировать свою идею, каким-то образом повлиять на ход или результат встречи — иду, даже понимая, что и без меня группа справится. Но мне-то надо! Я готова потратить время на то, чтобы причинить добро)

3️⃣ Мне не нужна встреча - я нужна на встрече

Решение также зависит от.

🍎 Если мы с организатором встречи всё прояснили и сошлись на том, что я нужна — иду. Стараюсь зайти с намерением принести пользу и получить пользу. Иначе, если приду раздражённой или в режиме скептика, ничего хорошего не выйдет.

🍏 Если нужна моя позиция по какому-то вопросу, но не более того — не иду. Могу заранее синкнуться с организатором, и при необходимости он передаст моё мнение группе.

🍏 Если после диалога с организатором я так и не увидела ценности, которую могу добавить встрече, — не иду. Обязательно объясняю коллеге, почему меня не будет и больше звать не надо.

4️⃣ Мне не нужна встреча - я не нужна на встрече

У меня очень редко бывает, когда я однозначно могу ответить «не нужна» на оба вопроса. Это в основном относится к звонкам на большое количество участников, где я слушатель.

🍏 Тогда всё просто — не иду. И, вероятно, даже итоги узнавать не буду, чтобы уменьшить инфошум.

Текста вышло много, но на деле чистка происходит быстро и просто. Раз — вопрос, два — вопрос, три — решение.

Само собой, всё, что выше, касается встреч, где организатор не я. Если возникают подобные вопросы насчёт моих встреч — а так у меня бывает с регулярками — значит, точно что-то не то. Пора пересмотреть формат встреч, исходя из целей, ожидаемых результатов и эффективности (как с минимальными затратами времени и оптимальным числом участников получить максимум пользы). Up-level — чтобы было интересно и на встречи хотелось идти, а не пропускать.