Электронный документооборот для отдела кадров: что это такое и как перейти. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) это процесс создания, подписания и хранения документации с сотрудниками в цифровом виде. Такой формат позволяет избавиться от бумажной волокиты, оптимизировать и ускорить делопроизводство, он удобнее и проще как для работников, так и для организации. КЭДО позволяет дистанционно подписывать трудовые договоры и прочую документацию (например, заявления на отпуск), создавать электронные карточки сотрудников и управлять персональными данными. Юридическая сторона вопроса, КЭДО регламентируется нормативными документами, которые обеспечивают правовую базу, гарантируют защиту и соблюдение законности: ТК РФ Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. ТК РФ Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота. 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи» устанавливает принципы применения электронных подписей. Помогает предотвратить фальсификацию документов, обеспечивая их защиту от подделки. Уменьшает трудозатраты на выполнение административных задач, оптимизируя процессы подписания и обмена кадровыми документами. Позволяет подписывать документы удаленно и из любой точки мира. Сокращает расходы на канцелярию. Имеет правовую базу, которая помогает в спорах между сотрудниками и работодателями. Упрощает отчетность перед контролирующими органами. План действий, следуя которому ваша организация сможет перейти на КЭДО и повысить эффективность управления персоналом: 1) Выберите подходящую специализированную программу для электронного документооборота в кадровой сфере, которая подходит под ваши задачи. 2) Проведите обязательные процедуры, которые требует закон: Примите локально-нормативный акт о внедрении КЭДО. Создайте Положение о кадровом электронном документообороте, которое будет отвечать всем требованиям трудового кодекса. Проинформируйте сотрудников и запросите их письменные согласия. 3) Соберите документы, которые планируете в первую очередь перевести в цифровой вид. 4) Обеспечьте работников электронными подписями. 5) Внедрите систему для КЭДО. Какие электронные подписи нужны для КЭДО Работодатель может использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) или неквалифицированную электронную подпись (НЭП) при наличии соглашения. Работники кадрового отдела могут подписывать документы от имени работодателя при наличии машиночитаемой доверенности. Сотрудники могут использовать КЭП, НЭП (при наличии соглашения), а также простую электронную подпись (ПЭП) для подписания приказов, служебных записок, актов, договоров ГПХ и заявлений.