Я из тех людей, кто настолько обожает автоматизированные и оптимизированные процессы, что даже в личной жизни готов часами копаться в автодействиях и командах на маке, чтобы открывать приложение или подключать рабочий токен не двумя кликами, а одним.

В данном посте я хочу поговорить про автоматизацию и оптимизацию рабочих процессов с точки зрения PM (проджект-менеджера) в продуктовой команде.

Область применения

Сначала я решил выделить те процессы, в которых делать это не следует (или не всегда следует):

• Процессы, требующие участия, экспертного мнения или оценки человека.

• Процессы или задачи, имеющие высокую степень неопределенности, зависящие от других неполностью контролируемых процессов/результатов/показателей.

• Процессы, в которых просто не нужна автоматизация. Конечно же, бывают и такие задачи, где проще сделать что-то руками, не углубляясь в автоматизирование и не тратя на это дополнительные ресурсы.

Применять же автоматизации нужно в следующих процессах:

• Регулярные задачи или процессы, имеющие низкую степень неопределенности (рутина).

• Процессы, не требующие участия/экспертности человека.

• Задачи и процессы, которые постоянно затрачивают большое количество временных и человекоресурсов. В таких вещах больше применима оптимизация. К примеру, если ваша команда постоянно тратит огромное количество сил на отчетность продукту, почему бы не обсудить это с соответствующими менеджерами и руководителями и не сократить объем отчетности, или например, увеличить сроки, чтобы не занимать треть спринта постоянными отчетами?

Поиск решения и реализация

Для успешного автоматизирования процессов нужно сначала найти эти самые процессы или их слабые места, которые было бы неплохо прокачать.

Обычно у меня не возникало проблем с поиском претендентов, потому что они сами постоянно напоминали о себе в процессе работы и иногда становились головной болью (когда каждый месяц ты тратишь по несколько часов на интеграцию дашбордов и метрик в презентацию для отчета, рано или поздно голову посетит мысль "а почему бы этим не заняться роботу?").

Что дальше?

А дальше, если процесс крупный и сложный, требует привлечения разработчиков/техменов для реализации или руководителей для согласования, то нам необходимо предоставить четкое обоснование, цель и профит нашего проекта по корректировке/оптимизации/автоматизации рабочего процесса.

На этом этапе мы должны:

• Проанализировать, какой профит принесет оптимизация или автоматизация рабочего процесса. Прямо взять и посчитать в цифрах, что нас аффектит именно сейчас, и как снизится нагрузка/затраты/сроки после реализации нашей идеи.

• Посчитать, сколько потребуется времени и ресурсов на реализацию.

• Описать, как именно мы планируем реализовать ту или иную фичу.

Если всё согласовано и ОКнуто, поздравляю, дело осталось лишь за малым — запилить нужную автоматизацию/оптимизировать процесс по заранее составленному плану. Сам этап реализации описывать не вижу смысла, так как он может и будет сильно различаться в зависимости от выбранного процесса, технологического стека компании и т.д.

Несколько полезных советов

• Никогда не бойтесь и не стесняйтесь нести все идеи своему руководителю. Оптимизация — это круто, это экономит ресурсы и деньги компании, а ваши заслуги обязательно оценят в случае успеха.

• Всегда старайтесь мыслить шире в своих рабочих задачах. Находите места, которые можно улучшить. Не терпите процессы, которые вам надоедают и тяготят по объективным причинам. Ищите пути для их улучшения.

• Обязательно тестируйте решение перед запуском в прод, чтобы не поломать важные процессы.

• Всегда старайтесь описать и задокументировать ваш проект и саму автоматизацию, напишите нужные инструкции и посчитайте её профит. Это поможет не только удобнее использовать процесс, но и масштабировать его на другие команды, а также внести в список своих профессиональных достижений.

Надеюсь, что чтиво получилось простое и понятное, подходящее для первого поста)