✉️ Удобный отчёт

Однажды я со своим знакомым работал руководителем проектов в известном банке. Каждую неделю они отправляли отчеты о статусе проектов руководству и стейкхолдерам. В них был стандартный набор информации: статус по светофору, расходы, выполненные задачи, планы на ближайшее время, риски и проблемы. Но форма подачи была необычной - отчеты делали в PowerPoint. Если у менеджера было четыре проекта, презентация разрасталась до четырех слайдов.

Сначала это казалось удобным: шаблоны легко копировать, а еще всегда был готовый материал для внезапных совещаний.

Но возникла проблема - отчеты никто не читал. Особенно члены правления, которые должны были помогать устранять бюрократические барьеры и принимать ключевые решения. А раз они не вникали в отчеты, проекты сталкивались с задержками и сложностями. В итоге знакомому поручили с этим разобраться, как привлечь внимание руководства к отчётам.

Он предположил, что причина в неудобстве PowerPoint: открыть, прокрутить, найти нужную информацию - все это требовало усилий. Решил попробовать Excel: редактировать просто, можно связать данные, строить сводные таблицы. Но и это не помогло - отчеты все равно оставались без внимания.

Тогда он подумал, что дело в формате таблиц: они неудобны для быстрого восприятия, особенно в горизонтальном виде. Мы перешли на Word и рассылали отчеты в PDF, чтобы никто не мог их случайно отредактировать. Но и это не дало результата.

Решение пришло случайно. Однажды я перехватил стейкхолдера проекта по дороге на парковку, попросив его прочитать отчет перед важной встречей. Он пообещал сделать это в машине. И тут меня осенило: топ-менеджеры, будучи постоянно занятыми, могли читать наши отчеты только в дороге.

В те времена смартфоны еще не справлялись с громоздкими файлами - презентации, таблицы и PDF открывались с трудом или выглядели некорректно.

Тогда мы изменили подход: отчеты стали короткими текстами прямо в SMS. Добавили информативную "шапку", чтобы босс сразу видел, стоит ли углубляться в детали.

Вовлечённость руководства очень сильно выросла, а вместе с ней - скорость принятия решений и поддержка проектов, чего мы и добивались.

Этот опыт научил меня важному принципу: даже самые полезные отчеты - бесполезны, если их неудобно читать. Важно не только что ты сообщаешь, но и как именно это делаешь.

Telegram: t.me/pmbbk