Обсудим что такое База Знаний и какую выгоду она принесет.

Под Базой Знаний (БЗ) ПО (система, сервис, продукт) будем подразумевать любую информацию в любом формате, которая позволяет понять как это ПО функционирует. Как правило, наполнение БЗ составляет простое текстовое описание, в сложных моментах дополняемое таблицами или схемами. Это описание может нести разную ценность и соответствовать разной целевой аудитории. Например, содержать информацию для пользователей, владельцев бизнеса или технической команды разработки.

В дальнейшем буду описывать вопрос документации с точки зрения команды сопровождения и развития ПО (без Бизнес составляющей).

Каждое ПО создается, чтобы автоматизировать какой-то процесс. Чаще всего ПО создается для автоматической обработки информации определенного формата. Такое ПО принимает на вход информацию в одном формате, применяет к ней свои внутренние процессы, и на выходе возвращает информацию в другом формате, или сгенерированную новую. Любое описание процесса обработки информации является нашей Базой Знаний.

БЗ решает ряд важных задач. Она является центральным хранилищем сведений о ПО, то есть собирает все в одном месте. Унифицирует и устраняет различия в описании. Она должна обеспечивать защиту от дублирования артефактов описания и разночтения. Все участники команды будут работать с одной и той же актуальной версией.

За этим последует упрощение доступа для всех участников команды, т.к. доступ потребуется один. Будет сокращено время поиска информации командой. Часть вопросов коллеги смогут закрывать самостоятельно через чтение БЗ, без отвлечения других сотрудников. За счет БЗ можно упростить процесс адаптации новичков.

Помимо прямой выгоды БЗ принесет неявные плюсы в проект. Работая по единой БЗ все сотрудники постепенно начинают «общаться» на одном языке. Это упрощает взаимопонимание, сокращает время обсуждения вопросов. Повышается качество решения задач и инцидентов.

Если БЗ поддерживает версионирование, всегда можно будет отследить, как изменялись имеющиеся артефакты. Также в ней могут быть задокументированы итоги прошедших обсуждений и/или причины принятия решений. В результате мы получаем минимизацию рисков новых изменений и доработок за счет учета прошлого опыта.