Регистрационные номера в ЭДО: как их формировать и использовать?

Регистрационный номер (рег. номер) – это уникальный идентификатор документа в системе электронного документооборота. От того, насколько грамотно организована система присвоения номеров, зависит удобство поиска, контроля и аналитики.

В этом посте разберем ключевые подходы и правила работы с регистрационными номерами, а также их разновидности.

⸻

Формирование регистрационного номера

Рег. номер состоит из набора символов, отражающих особенности документа. Он может включать: •Цифровую часть (основной номер). •Дату создания документа. •Префиксы (буквенные обозначения). •Постфиксы (дополнительные символы, например, отдел или тип документа).

Пример: ДОГ-2025-00123 где • ДОГ – префикс, указывающий, что это договор • 2025 – год регистрации • 00123 – порядковый номер документа

Сквозная нумерация

Сквозная нумерация подразумевает, что номера присваиваются в хронологическом порядке без учета категорий документов.

Обычно используется • При небольших объемах документооборота • В системах, где важна полная последовательность всех документов

Пример: Документы получают номера: 0001, 0002, 0003… независимо от их типа.

Сквозная нумерация в рамках года

Здесь номера присваиваются с обнулением каждый новый год. Наиболее распространенная практика в моем опыте, но требует обязательного включения в состав номера информации о годе регистрации документа

Обычно используется • Если важно учитывать временные рамки документа. • В компаниях с большим объемом документов.

Пример: • В 2024 году номера: 2024-0001, 2024-0002… • В 2025 году номера обнуляются: 2025-0001, 2025-0002…

Зависимая нумерация

Рег. номер строится на основе структуры компании, типа документа или других параметров.

Обычно используется • Для крупных организаций с разветвленной структурой • Если важно разделять документы по подразделениям, проектам или типам

Пример: ДОГ-ЮР-2025-0001 где • ДОГ – тип документа (договор) • ЮР – подразделение (юридический отдел) • 2025 – год • 0001 – порядковый номер

Префиксы это буквенные обозначения, которые добавляются к рег. номеру, чтобы быстро идентифицировать тип документа или подразделение.

Обычно используются • Для быстрого визуального анализа • Если система управления документооборотом требует разного подхода к разным типам документов

Пример: • ДОГ – договор. • СФ – счет-фактура. • ПРК – приказ.

Почему важно правильно организовать нумерацию?

Грамотное формирование регистрационных номеров позволяет: ✔️ Быстро находить документы в системе. ✔️ Избегать дублирования номеров. ✔️ Упрощать контроль за документооборотом. ✔️ Анализировать документы по категориям, датам или подразделениям.

А какая система регистрации документов работает у вас? Делитесь своими подходами в комментариях! 😉