В 1С:Управление холдингом (1С УХ) заявки на оплату используются для контроля и согласования расходования денежных средств компании. Однако для полного закрытия заявки важно не только ее согласовать и оплатить, но и зафиксировать сам факт платежа в системе с помощью отражения фактических данных (ОФД). Это позволяет обеспечить актуальность бюджетных и управленческих отчетов, корректный учет обязательств и взаиморасчетов.

При закрытии заявки на оплату бухгалтерия должна подтвердить, что средства действительно перечислены контрагенту. Отражение фактических данных выполняет сразу несколько задач: привязывает платежное поручение к заявке на оплату, фиксируя связь между планируемым и фактическим движением денежных средств; исключает дублирование расходов в бюджетных отчетах, предотвращая повторный учет платежа в плановых показателях.

Система 1С УХ ведет учет обязательств перед поставщиками и другими контрагентами. Если факт оплаты не отражен, это может привести к неверному отображению задолженности в отчетах по взаиморасчетам, ошибкам в расчетах с поставщиками, что может повлечь штрафные санкции или задержки поставок, а также к некорректному формированию управленческой и регламентированной отчетности (МСФО, РСБУ и др.).

В системе 1С:Управление холдингом бюджетирование строится на данных БДДС (Бюджет движения денежных средств) и БДР (Бюджет доходов и расходов). Если ОФД не отражен, это может привести к расхождениям между фактическим и плановым бюджетом, ошибкам при контроле лимитов бюджета, когда система показывает наличие свободных средств, которых на самом деле уже нет, а также к неверному прогнозированию финансовых потоков, что может сказаться на ликвидности компании.

1С Управление холдингом позволяет автоматизировать работу с отражением фактических данных. Можно настроить автоматическое закрытие заявок на оплату при проведении платежных поручений или кассовых ордеров, использовать механизмы автоматического распределения платежей, чтобы минимизировать ручной ввод данных, а также включить контроль за незакрытыми заявками, чтобы система напоминала о необходимости отражения фактических данных.

Если отражение фактических данных не выполняется, это может привести к несоответствию между реальными денежными потоками и управленческим учетом, что усложняет контроль бюджета, мешает корректному формированию отчетности и увеличивает риск ошибок во взаиморасчетах. Своевременное отражение ОФД в 1С:Управление холдингом помогает поддерживать прозрачность финансового учета и повышает эффективность управления денежными средствами компании.

Подробно работу с отражением фактических данных мы описали в нашей статье https://1cpt.ru/blog/otrazhenie_fakticheskikh_dannykh_v_1s_upravlenie_kholdingom/