Электронный документооборот — это не просто замена бумаги на «цифру», а полноценная система с правилами, ролями, маршрутами и обязанностями. Без четко описанных правил процесс быстро превращается в хаос. Именно для этого нужен регламент ЭДО — документ, который описывает, как именно компания работает с электронными документами.

Давайте разберем, зачем регламент нужен, что в него входит и что случается, если его нет.

Регламент — это единые правила для всех. Чтобы в компании все сотрудники обладали информацией об этих правилах, действовали одинаково, без самодеятельности.

Он описывает: • какие документы переводятся в ЭДО • как выглядят маршруты согласования • кто за что отвечает • как ведется учет, регистрация, исполнение и хранение • как обеспечивается юридическая значимость • в какие сроки должно приниматься то или иное решение по документу

Наличие регламента существенно снижает риски появления хаоса в ЭДО. Если нет регламента, возникают: • споры из-за «кто должен был подписать» • нарушения сроков исполнения • потеря юридически значимых документов • ошибки в регистрации и маршрутах • неприятные вопросы при проверках и аудите

Регламент — основа автоматизации. Автоматизировать можно только то, что описано. Без регламента вы будете тратить кучу времени на «ручное руление» процессом.

Когда в компании появляется ЭДО-система, именно регламент ложится в основу настройки процессов: • маршруты согласования строятся по описанным правилам • автоматическое формирование поручений • исполнительская дисциплина • уведомления, замещения и эскалации. • действия при увольнении сотрудника - участника ЭДО

Что обычно включает регламент ЭДО? В зависимости от потребностей конкретного коллектива, структура регламента может сильно различаться, однако можно выделить основные разделы, которые будут полезны в большинстве случаев: •Общие принципы ЭДО •Перечень документов, переводимых в ЭДО •Описание маршрутов согласования •Описание ролей •Порядок регистрации, исполнения, контроля •Порядок работы с УКЭП •Архивное хранение •Интеграции с другими системами •Работа с контрагентами

Регламент ЭДО — это не «бумажка ради бумажки». Это инструкция, которая делает документооборот: ✔️ Понятным ✔️ Контролируемым ✔️ Защищенным ✔️ Готовым к автоматизации

Если вы только начинаете переход на ЭДО — начните с регламента. Если ЭДО у вас уже работает — проверьте, насколько процесс формализован. Возможно, пора навести порядок.

А у вас в компании есть регламент ЭДО? Что в нем обязательно должно быть по Вашему мнению? — поделитесь в комментариях 😉