Что удается выяснить на таких встречах? Как понять, если сотрудник говорит, что все ок, но на самом деле не так?

По опыту, за одну встречу ничего не решается. Спустя несколько таких переговоров, человек более открыто начинает рассказывать о проблемах. Главное самому открыто говорить о проекте/работе/компании, обсуждать события, задачи. В общем готовить темы для разговора, если сотрудник сам не готов что-то рассказать

Конкретно в этом случае, стоит выяснить, насколько плохо проекту/компании, от того что он не выполняет свои прямые обязанности и больше времени уделяет косвенным. Если это действительно вопрос опыта и приоритетов, то стоит ему помочь расставить эти самые приоритеты. Начать замечать и хвалить за исполнение прямых задач и игнорировать исполнение косвенных. Также стоит выяснить причину, почему он отдаёт предпочтение косвенным задачам: может они легче? Может они интереснее? Может прямая задача очень нудная? - Стоит выяснить причину, а затем работать с этим.

*Субъективное мнение

Спасибо за мнение) Возьму на заметку

что в компании с менеджментом и регламентами? а руководитель точно определяет цели и нормально делегирует подчиненным или ему реально рук не хватает? может он как попало тз ставит. что сам руководитель предлагает для оптимизации? это вообще то его прямые обязанности решить почему он не успевает.

Еще как вариант - если эти косвенные задачи так важны в его деятельности как руководителя отдела, то определите эти косвенные задачи как прямые. С соответствующей мотивацией. А если нет - то найти другого человека в команде, которому и отдать эти косвенные задачи. Не получается? Тогда берете их на себя, и тогда это становится вашей непосредственной головной болью, а РО хотя бы вздохнет свободнее

И еще одна идея - автоматизация рутинных задач, что позволит высвободить время для неавтоматизированных / творческих задач.

Можно пример? Подумаю в эту сторону