Представьте ситуацию (кстати, она не вымышленная). Руководитель поручил сотрудникам разово внести или регулярно вносить инфу в базу данных. Например, менеджеры должны внести Контакты (с которыми общаются) в CRM. Или продактам и/или делопроизводителям необходимо заполнить карточки закрепленных за ними Компаний. Или аккаунтам требуется внести в базу инфу о Договорах и Приложениях к ним… Вобщем, нескольким (а то и многим) надо коллективно заполнить какую-то “табличку”, только не настоящую ексельку, а табличные данные, лежащие под капотом CRM-ки.

В отличие от Excel, в данном случае можно на техническом уровне предотвратить многие ошибки заполнения. Скажем, чтобы там, где должна быть дата, была именно дата. Чтобы номера телефонов были в едином формате. Чтобы в дробных числах использовались именно точки или именно запятые. Чтобы фамилии сотрудников писались так, как в кадровом справочнике… (кое-что такое и в Excel можно соорудить, но замучаешься с формулами)

При этом даже в CRM не избежать человеческого фактора. Скажем, договорились, что в поле “Сайт” нам не нужны никакие слэши и “https”. Но обязательно найдется сотрудник, который проигнорирует/забудет это правило. Или вот условились мы, что не указываем в названии компании ее организационно-правовую форму (ООО, ЗАО, ПАО и т. п.). Аналогично: кто-то нет-нет да и укажет…

И вот как с этим бороться в промышленных масштабах? Когда у вас полтора десятка контрагентов и договоров – ноль проблем, отклонение от регламента будет видно визуально. Но умножьте это число на сто, а лучше на тысячу. И вот уже никаких человеческих сил не хватает, чтобы вовремя обнаружить и исправить ошибки.

Признаться, я был удивлен, когда решил эту задачу с помощью дашборда. Обычно ведь он этот инструмент про другое – про статику, динамику и прогноз продаж и маркетинговых данных. А тут – про контроль и самоконтроль. Ведь не обязательно доводить до греха, в смысле – до руководителя. Каждый сотрудник может самостоятельно хоть раз в неделю заглядывать в дашборд и находить (или радостно не находить) подсвеченные определенным цветом ошибки или намеки на них. А механизм подсвечивания работает как раз на элементарных правилах, взятых из “человеческого” регламента. Есть “ООО” в названии компании? Подсветить красным. Есть “https” в поле “Сайт”? Подсветить красным. Не заполнено поле “Сайт”? Подсветить желтым (а не красным, потому что бывают компании действительно без собственного сайта). И так далее. Ну и в каждой строчке – прямая ссылка на проблемную сущность в CRM (чтобы перейти и быстренько скорректировать).

То есть не надо вручную мучаться с какими-то фильтрами. Не надо перепроверять всю базу. Беглый взгляд – и сразу видна проблема. Или ее отсутствие.

Больше таких постов – в моем Telegram-канале: https://t.me/pavluk_online