Если инструмент, то Jira. Если подход, то первый критерий - сложность, второй - срочность.

Мультимедийное мышление + виртуальная пирамида задач

To Do неплохо так помогает не упустить из фокуса даже самые мелкие задачи

Приоритеты — ICE (оптимизировать легко) Многозадачность — это оргуправленческие штучки. То есть у вас в один момент времени необходимы действия по двум и более задачам? Думаю, если так, то в таком случае что то с организацией труда в целом ну и/или с отношением к этому.

Делаю в первую очередь то, что пахнет.

По квадрату декарта.

Использую Яндекс.календарь. Раньше был Гугл.календарь - он, конечно, красивее и удобнее и по функционалу лучше, но пока на Яндексе.все задачи со сроками и датами, также можно ссылки на файлы прикрепить и описание прописать. Самое для меня главное, что бумажный ежедневник вечно где-то забываю, а в Яндекс вход с любого устройства и в телефоне всегда с собой. Рекомендую)