С задачником (обожаю YouGile, но пользуюсь ещё и Битрикс 24) лучше, чем без него. Банальность, но приходится сталкиваться с реальностью - некоторые фирмы (знаю довольно большую) привыкли обмениваться задачами по email, пересылая письма и отвечая длинными цепочками "Re: Re: ...... Re: Почему не приходят заявки на почту".

Наличие задачи в таск-трекере, пусть нечётко сформулированной, но обязательно с дедлайном и исполнителем - уже лучше такой схемы.