✅ Если вы представляете какую-то организацию, то пишите с корпоративной почты. Таким образом, собеседник будет уверен, что это не мошенничество.

✅ Не игнорируйте тему письма. Деловой человек именно по указанной теме примет решение, откроет он письмо или нет. Тема также помогает впоследствии найти нужное сообщение.

✅ Обратите внимание, как называется ваш e-mail и как представлены вы сами. Для этого можно самому себе отправить тестовое письмо и посмотреть нужную информацию.

✅ Бывает, что переписка длится достаточно долго. В этом случае старайтесь убирать бесконечные «RE:» в теме письма, может в какой-то момент стоит уже переименовать и первоначальную тему.

✅ Указывайте в письме кто вы, какую компанию или бренд представляете. Если пишите после продолжительного перерыва, то повторно представьтесь и напомните тему обсуждения.

✅ Если вы прикладываете к письму файлы, то старайтесь переименовывать документы, чтобы человеку было проще работать с ними при сохранении на компьютере.

✅ Не пишите много писем, старайтесь оформить все мысли в один текст, иначе рискуете, что ваш собеседник может увидеть не все письма в ленте входящих сообщений, что-то пропустить.

✅ Если вы отправили письмо, а через какое-то время оно потеряло актуальность, можно направить повторное, а в теме письма крупно отметить, что произошли изменения.

✅ Не высылайте письма с пометкой «ВАЖНО», «СРОЧНО», не ставьте восклицательные знаки. Особенно, если важно и срочно только для вас. Впоследствии адресат может снижать значимость вашей переписки.

Человек, который создает лишний стресс, раздражает. Тревога и псевдосрочность могут отвлечь делового партнера от другого важного проекта, а ваша задача оказаться не настолько приоритетной. Необходимо с уважением относиться к срочности. Если дело действительно неотложное, лучше позвонить и выяснить детали в разговоре.

✅ Избегайте излишней навязчивости. Отправить письмо, потом позвонить и сообщить об этом или подходить к коллеге и напоминать о письме – это раздражает и отвлекает от работы. Такое послание будут намеренно игнорировать из-за отсутствия грани между действительной важностью и надуманной.

Полная версия моей статьи в газете «Экономист»: https://clck.ru/3BcpRT

Выпуск от 2021 года, но эти правила до сих пор актуальны.