Достаточно частая проблема большого количества руководителей заключается в том, что они живут по принципу:

⁠“хочешь сделать хорошо - сделай сам”

Со временем, многие из таких руководителей эволюционируют и начинают делегировать часть своих функций подчиненным, далее сталкиваются с другими проблемами:

⁠“Как определить делегируемые функции?”

ну и конечно же

⁠“Как делегировать правильно эти функции?”

Собственно об этом и пойдет речь в этом посте.

▪️Как сформулировать выполняемые вами функции?

Предлагаю простой и действенный метод - берете таблицу эксель, гугл таблицы, или бумагу с ручкой и выписываете все функции которые вы выполняете без исключения списком в левом столбце под названием - функции.

Делаете правый столбец параллельно с функциями и называете его - результат.

Коротко, к каждой функции описываете результат, который вы должны получить от выполнения этой функции, например:

⁠Функция - заполнение отчетной таблицы ⁠Результат - достоверные данные в отчетной таблице

⁠Функция - согласования графика с Клиентом ⁠Результат - Клиент ожидающий сотрудника в установленный срок

Далее вы увидите перед собой огромное количество функций, которые вы выполняете ежедневно, переходим ко второму этапу.

▪️Определяем категорию функций которые вы можете делегировать

Просматриваем выписанные вами функции сверху вниз и выделяем наиболее простые и односложные, такие как (прием документов, заполнение таблиц, звонок Клиенту для подтверждение и т.д.) выделяем их цветом, или делаем себе отметку.

Предположим вы выписали 100 функций, те которые потенциально вы можете делегировать получилось 30.

Это 30% от вашего рабочего функционала, который сэкономит вам немало рабочего времени.

▪️Определяем кому вы можете делегировать выделенные функции

Как правило, я иду двумя вариантами относительно делегируемых функций:

⁠Подчиненный который работает в моем же отделе и для него эти функции понятны ⁠Менее загруженный сотрудник

▪️Делегируем сформулированные функции

Садим сотрудника рядом и показываем список функций которые вы планируете делегировать и показываете ему ожидаемый результат от них, задаете вопросы на предмет понятно, не понятно?

Рекомендую наиболее сложные функции, или те, в которых появляются сомнения у сотрудника закрепить инструкциями по их выполнению, либо делегируемые функции можно передавать порционно, чтобы сотрудник наиболее вероятно к ним адаптировался.

💡Резюмирую

Этот принцип сводится к простому правилу - разобрать свои рабочие процессы по атомам, тогда вы сможете увидеть весь свой рабочий функционал, а уж после этого его делегировать.

Подобное мероприятие нужно выполнять регулярно, так как вы будете всегда обрастать простыми функциями, которые в совокупности забирают крайне много времени у руководителя, что лишает возможности выполнять задачи “вашего уровня”.

Этот метод позволяет структурно понять сотруднику, что вы от него хотите, а самое главное, вы всегда сможете контролировать выполнение им этих функций, так как они у вас выписаны.

Но и если появится необходимость, сможете передать часть этих функций другому сотруднику.

Как ваши дела с делегированием?