Когда-то мне впервые поручили ответственную задачу - координация волонтёров на 5 зонах выставки,которую мы готовили с командой. Я не отвечала за набор и распределение, но в мои обязанности входило объяснить заранее функционал ребят на каждой зоне, назначить координатора (у нас их ещё называли "мама"/"папа") и контролировать их работу. Во время мероприятия волонтёры должны были быть руками и ногами организаторов, а взамен мы их кормили, награждали сертификатами и дарили классный мерч (футболка, значки, бейдж, шопер, бутылка для воды от спонсора). И на тот момент мне казалось, что так и нужно. Чего ещё надо?

А надо было поставить себя на место волонтёра и понять, какой это может быть тяжёлый труд. Особенно если речь идёт о помощи на 8-10 часов. Волонтёрам тоже нужны достойные условия для работы и грамотно выстроенная коммуникация.

Вот какие недочёты и неудобства я подметила, отработав 89 часов на мероприятиях за 6 месяцев:

1. Нет подробной инструкции как добираться, важных контактов,включая контакты тим лидеров (общая памятка волонтёра) , подробной программы, план помещения и т.д. 2. Оповещение команды за три дня или менее до мероприятия, нужно хотя бы за неделю. Кстати на мероприятиях национального уровня инструктаж начинается порой за 2-3 месяца, а то и все полгода - причиной тому уровень и сложность задач. 3. Распределение волонтёров по функционалу бывает слишком рандомным, не учитываются компетенции и оно происходит в день самого мероприятия. 4. Отсутствие спецодежды (футболки/толстовки/лонгсливы) и бейджей или выдача с опозданием, когда посетители уже заходят на мероприятие 5. Из "плюшек" только отработанные часы в ЛКВ. Это скупо, не пожалейте на помощников мерча (толстовка, рюкзак, зарядник, термокружка, значки, брелки, стикерпак и т.д.). Бесплатные билеты, презентации от спикеров - тоже отличный бонус. 6. Инструктаж происходит при шуме, урывками или при перемещении по площадке, где проходит мероприятие 7. Некомфортно организован штаб ни по мебели, ни по еде с напитками. Если вы поставите пару столов, стулья, нерабочий кулер и печенье - это тянет лишь на "троечку" по комфорту. 8. Не предоставляется информация во сколько обед, сколько раз можно взять перерыв. Сэндвичи нельзя считать обедом, также как и остывшую еду, которую негде разогреть. Если волонтёр помогает больше 8 часов - питание два раза, больше 10 часов - 3 раза 9. Не разрешают забрать выданную одежду. Это странный момент, который в глазах помогающих выглядит как жадничество и экономия. 10. Волонтёрская одежда темная, с маленьким логотипом. Часто делают белого цвета, но всё же лучше выбирать яркие цвета. Можно в брендинге мероприятия. Главное, чтобы не сливались с дресс-кодом гостей и чтобы волонтеров было легко выцепить глазами.

Моё исследование ещё продолжается, возможно я ещё поделюсь новыми наблюдениями. Главное, что стоит помнить( и это касается как волонтёров на мероприятиях, так и стажеров в компаниях) - важно человеческое отношение.