Для любой системы нужна документация. Даже если с ней работаешь один. Ведь как оно обычно бывает, делается настройка какого то сервера, оно пол года работает. А потом, внезапно, нужно все переделать. Вряд ли к тому времени ты вспомнишь как оно было сделано, и зачем. В чем вести документацию? Когда я работал в Гатчине, на аутсорсе у нас был волшебный файл Word. Это вполне рабочее решение, если серверов/рабочих станций не сильно много. Один файл, можно передать через почту человеку который тебя подменяет/заменяет. С большими системами становиться не удобно. Более классное решение Obsidian. Полноценная вики, только локальная. Внутри разметка markdown. Вики намного удобнее word потому что можно ссылками соединять множество ресурсов. Удобный поиск и теги. На youtube есть много видео с советами и лайфхаками про использование Obsidian. Ну и, если документами будет пользоваться много людей, самое разумное решение сайт на wiki движке. Их много разных существует, я выбрал XWiki. Оно удобное, интерфейс понятный, много плагинов. И главная фишка, можно создавать свои типы объектов с информацией и связывать их между собой.