Оптимизация (бизнес-процессов, а порой и проектов) обычно ассоциируется с применением технических средств, которые что-то ускоряют, упрощают, а то и вовсе ликвидируют. При этом по тем же показателям можно добиться улучшений, если научить сотрудников (включая руководителей, конечно) нормально ставить задачи.
Справедливости ради подчеркнем: ни в школе, ни в большинстве вузов не учат правильной постановке задач. Единицам этот талант дан от рождения. Еще несколько процентов людей целенаправленно освоили эту премудрость благодаря самообразованию. И очень многие не умеют и не учатся ставить задачи, что негативно отражается на работе (и не только на ней).
В первую очередь мы теряем невозвратный ресурс – время.
Сравните варианты. Пример 1. – Привет! У нас в коллективе новый сотрудник, дай ему доступ к сделкам в CRM – К каким именно сделкам? – В воронках 2, 3 и 5 – А какие права доступа сделать? – Нужен доступ на просмотр. – Ок!
Пример 2. – Привет! У нас в коллективе новый сотрудник, дай ему доступ на просмотр сделок в CRM, в воронках 2, 3 и 5. – Ок!
Даже визуально видно, что времени на второй диалог нужно минимум в 2 раза меньше, чем на первый. В жизни отличие достигает и 5 раз. Ибо написав первое предложение, заказчик может убежать в другой рабочий чат (думая, что первичная постановка задачи равна началу ее выполнения). А тут, понимаешь, допвопрос, да не один!
Разумеется, существует и еще более правильный вариант: в рамках процедуры онбординга где-то существует кнопка, нажав на которую ты инициируешь автосообщение для сисадмина (с той самой просьбой про доступы). Но я обещал постараться обойтись без диджитала)
Помимо потери времени часто идет речь о репутации.
Ибо многие исполнители задач расценивают их некорректную постановку как пример непрофессионализма заказчика. Тем более, что мало кто умеет воспринимать обратную связь (мол, в следующий раз задача будет выполнена быстрее, если вы сразу сообщите то и это). А среди тех, кто нормально относится к фидбеку, очень мало людей с феноменальной памятью. То есть человек, даже согласившийся в будущем исправиться, скорее всего, просто забудет, что именно нужно исправить.
Разумеется, существуют всевозможные виды брифования. Мол, заполните вот такие-то поля, и у исполнителя не будет дополнительных вопросов. Но чтобы использовать это достижение прогресса нужна недюжинная воля, а не только техника. Ибо неминуемо найдутся те, кто сначала случайно отправит запрос по-старинке, в личку, в свободной форме. А затем и себя и коллег откатит в прошлое, к письмам на бересте. Классическое “культура ест стратегию на завтрак”.
Возвращаясь к просто словесной постановке задач, охотно могу порекомендовать книги Александра Фридмана. Сам я с ними познакомился лет 15 назад и отчасти вынужденно: когда неожиданно стал руководителем большого и разношерстного (включая поло-возрастные характеристики) коллектива. И начал с книги “Вы или вас”... Важно! Там не про то, как “делегируй все и ничего не делай сам”. Там про то, что не надо стесняться прямо на старте подробно описывать задачу, варианты ее решения и желаемый результат. Ибо в противном случае это все равно придется сообщить, но уже с потерей времени и репутации.
