Как часто вы получаете задачи с пометкой «срочно»? И какие чувства у вас это вызывает?

Для меня слово срочно жесткий триггер, я начинаю суетиться, внимание и критическое мышление в миг отключается. Я только думаю о том, как бы посрочнее все сделать.

СТОП

Говорю я себе, и спрашиваю отправителя: «А насколько срочно?»

Как правило тут будет ответ до конца дня, недели, в течение двух часов, ну или реально надо промо сейчас, потому что ЧП (что на самом деле бывает очень редко). Иногда отправитель не знает реальной срочности, потому что сам взял эту горящую задачу от другого, не разобравшись.

Что же в этом «срочно» не так? Срочно не дает нам никакой информации о реальных сроках задачи, а дает только чувство тревоги. Если вам реально надо что то срочно, то лучше поставить задачу так:

1. Обозначить точные сроки «Документ должен быть готов сегодня к 15:00» 2. Указать причину срочности, так у человека будет больше понимания и мотивации заняться этой задачей «Пришел запрос от налоговой, просят прислать данные до конца дня завтра, но перед этим их должен успеть проверить бухгалтер и директор» 3. Дать дополнительные данные или спросить нужны ли они «В прошлом году уже делали такой документ, у тебя есть копия?» 4. Не забывать про элементарную вежливость

В итоге вместо этого: «Сделай срочно акт сверки с ООО Ромашка для налоговой.»

Получится вот так: «Привет! Нам пришел запрос от налоговой - предоставить акт сверки с ООО Ромашка за 1 квартал 2024. Документ должен быть готов сегодня к 15:00. Они просят прислать данные до конца дня завтра, но перед этим их должен успеть проверить бухгалтер и директор. Возьми в работу, пожалуйста. В прошлом году готовили ответ на подобный запрос, у тебя есть копия?»

Такая постановка задачи будет в разы эффективней, она не вызывает сопротивления и тревоги.

Ставь лайк, если захотелось отправить пост тому самому коллеге, у которого все срочно 😉