Это происходит потому что должностные инструкции пишут по профессиональным стандартам специалистами по кадрам и работодатель их согласовывает. Во многих компаниях нет никаких должностных инструкций. Совсем. Потом происходит следующее. Технология производства опускается ниже, чем было, дальше при отсутствии контроля, разлагается система поддержки работодателем порядка в организации. Потом происходит утечка кадров по основным профессиям. Кто виноват? Зеркало.

Есть секретарь, отдел кадров, связанные отделы, располагающие информацией об обязанностях сотрудников. Вы полагаете, что все предприятие бежит отчитываться о задачах hr? Это = «не знаю как позвонить в поликлинику, позвоню в школу, они тоже бюджетники и должны знать».

Это очень похоже на перекладывание ответственности , как это происходит в большинстве типичных кпупных компаний. Причем вы с себя переложили ответственность на hr, а она по понятным причинам на кого попадётся... не тот , не другой ответ неверный. Это путь в некуда. Какая бы не была компания, руководитель высокого звена всегда должен понимать кто чем занимается. Если не сам, тогда через других людей кто в теме. Hr, парой чисто физически не может знать всех тонкостей, по причине того, что компания большая а у неё постоянный поток кандидатов... поэтому я бы посоветовал изначально самому разобраться кто в этом вопросе компетентен, а уже потом делегировать.