а если все таки такое произошло, то ставить приоритеты, что тебе важнее

если это в одной компании, то в целом такое иногда случается, но вообще обычно внутри компаний ответственные за встречи смотрят тайминги, у кого еще какие встречи и когда, чтобы они не пересекались. а если ты например фрилансер и работаешь с разными конторами, то это уже твоя обязанность планировать график так, чтобы не пересекалось