Сколько времени у вас занимает согласование документов в команде?

Я, например, уверена, что эффективность процессов можно увеличить в разы просто наладив процесс согласования документов. И это одна из так называемых "быстрых побед" для руководителя.

Для начала давайте поймем, зачем эти согласования нужны. У меня был пример, когда я обсуждала новый процесс с одним из топ-менеджеров, и он выдал мне список из 30! фамилий, которые должны были согласовывать изменения в бизнес-процессе. При этом кто-то хотел это делать последовательно по принципу "я согласую, если Вася согласует, а Вася согласует, если Маша подпишет!".

Почему все так сложно? 1. Начнем с самого сложного - тип лидерства в компании. В компании принимаются решения на основе того, с чем согласно большинство группы. Этот тип принятия решений неэффективен просто потому, что вам нужно «убедить» большинство группы. Обычно это требует длительных встреч. Корпоративная демократия может показаться очень заманчивой, но часто это просто прикрытие пятой точки менеджера: "все же согласились!".

2. Важные решения должны приниматься поддерживаться сверху вниз, а не снизу вверх. То есть сначала вы их защищаете как стратегию, потом возникает тактику, в которую входит согласование как часть execution. Если стратегии нет, а есть один execution, бедному исполнителю ничего не остается как бегать по всем и доказывать, что его задача - часть стратегии. 3. Есть такое когнитивное искажение - групповое мышление. Групповое мышление возникает, когда стремление к согласию внутри группы становится сильнее, чем способность членов группы критически оценивать решения или мнения. Типичная ситуация: "- Я ваш документ отклоняю, потому что Василий Петрович не согласовал. - А у вас у самого есть возражения? -НЕТ". Хочется задушить, да? 4. Невстроенные процессы и ответственность. Ну это и так понятно. Так вот, руководители не понимают, что эта дисфункция системы и ее причины намного глубже, чем просто убедить всех "отжать кнопку в СЭД". Достаточно поработав в крупных компаниях, я понимаю, что у большинство исполнителей просто хотят сделать ее быстро и получить зарплату, так как повлиять на 4 системные причины выше не могут, поэтому смиряются. Если вы руководитель и от вас требуют изменений придется брать на себя риски расшатывания системы и становится "выскочкой", и создавать альянс таких же выскочек вокруг себя.