💌 Письмо за 30 секунд

У меня есть простое правило: на прочтение письма, которое я получаю по работе, я отвожу максимум 30 секунд.

Если письмо четкое и ясное, этого времени хватает, чтобы не только понять суть, но и сформировать ответ. Потом еще пару минут, и ответ готов.

Что такое понятное письмо? Это текст, в котором сразу видно, что нужно отправителю, к какому сроку и чем я могу помочь. Оно состоит из фактов, а не эмоций, содержит конкретные даты и четко измеримые результаты.

Если письмо слишком длинное или его структура запутана, я сразу откладываю его на потом.

Когда в письме не прописаны четкие ожидания и результаты, мне сложно понять, что от меня требуется. Такое письмо тоже уходит на потом.

Нет дат или сроков? Значит, оно не срочное - отложу его без раздумий.

Если отсутствуют необходимые данные или не приложены нужные файлы, которые мне нужны для принятия решения, тоже отложу до тех пор, пока не получу все, что нужно для работы.

Безусловно, бывают письма, которые требуют глубокой проработки из-за сложности самого вопроса. Но это скорее исключение, чем правило. Большинство писем можно обработать за полминуты, если они написаны грамотно.

Отложить письмо не значит, что оно отправится в вечный игнор. Я обязательно вернусь к нему, когда у меня будет время разобраться, чего конкретно хочет отправитель, что требуется, какие задачи обсуждаются и в какие сроки ожидать результата.

Может быть, я отвечу через пару часов, а может - через несколько дней. Чем сложнее и запутаннее письмо, тем больше времени потребуется на его обработку. Нельзя превращать своё рабочее время в игру "Угадайка".

Люди, которые это понимают, пишут четкие, понятные письма - и работа с ними движется быстрее.

Telegram: t.me/pmbbk