Гибкое планирование

Жесткое планирование

По исследованиям компании McKinsey менеджера отрывают от работы в среднем 1 раз в 8 минут, именно поэтому жесткое планирование не эффективно. Самый эффективный метод планирования сочетает плюсы жесткого и гибкого планирования и называется жестко-гибким. Основные принципы жестко-гибкого планирования:

• Аудит задач: разбиваем дела на жесткие и гибкие
• Следование расписанию

Инструменты и методы жестко-гибкого планирования: • Канбан-доски: Визуальные инструменты для управления задачами и проектами. Позволяют легко отслеживать прогресс и вносить изменения в план по мере необходимости. • Гибкие диаграммы Ганта: Графические инструменты, показывающие план выполнения задач во времени. Адаптируются для учета изменений и непредвиденных обстоятельств. • Технологические инструменты: Платформы вроде Trello, Asana, Jira предлагают функционал для управления задачами, отслеживания прогресса и коммуникации внутри команды. • Календарь используется для фиксации всех предстоящих событий и задач. Может быть как бумажным, так и электронным. • Расписания позволяют более детально планировать время на выполнение конкретных задач. Могут включать в себя временные интервалы, приоритеты и другие параметры. Таймеры и напоминания помогают не забывать о запланированных задачах и событиях.

Как работать в жестко-гибком планировании: • Планирование жёстких задач. В первую очередь планируйте всегда жёсткие задачи, выполнение которых привязано к конкретному времени.(встречи, собрания, созвоны и т.д.) • Составление списка гибких задач и расстановка приоритетов. Их не нужно привязывать ни к какому времени, но нужно расставить приоритеты. • Бюджетирование времени. Выделите время на объемные задачи. Например, на одну такую задачу потребуется 1,5 часа, на другую – 2 часа и т.д. В расписании жестких задач найдите «окна» куда можно вписать эти бюджетируемые задачи. На это время больше ничего нельзя планировать. • Планирование гибких задач. Жёсткие и бюджетируемые задачи вместе должны занимать не более 60-70% времени в вашем графике. Оставшиеся 30% времени останется на гибкие задачи. Запланируйте гибкие дела по приоритетам. Далее, когда в течение дня появляется «окно», вы берёте первую гибкую задачу из списка, затем следующую за ней и т.д. Если вдруг возникает внеочередная задача, вы вносите её в список (например, ставите её на первое место, отодвигая все остальные ниже). То есть вы не хватаетесь за выполнение этих задач немедленно, а ставите их в общую очередь

Жестко-гибкое планирование-универсальный инструмент для управления своим рабочим временем, который поможет вам повысить свою эффективность без повышения уровня стресса при непредвиденных изменениях плана.