Чек-лист делового письма

Вы пишете с корпоративной почты или той, где в названии есть ваше имя и фамилия.

Тема письма раскрывает его основную суть: болевая точка в бизнесе, постановка задач, созвон с клиентом или встреча. Примеры: «Предложение о сотрудничестве», «Продолжение встречи в [место] [число]».

Текст имеет правильную структуру: приветствие, вступление, основная часть, заключение, подпись.

Деловое приветствие безэмоционально, но вежливо: Уважаемый(-ая) [имя, отчество]! Здравствуйте, [имя, отчество]! Добрый день, [имя, отчество]!

Во вступлении автор письма представляется, рассказывает о себе, или говорит о причинах, побудивших к написанию письма, и переходит к сути вопроса.

Основная часть — изложение информации, перечисление возникших вопросов или запрос чего-либо.

Суть сообщения написана четко и кратко.

Письмо разбито на параграфы и абзацы.

Текст оформлен в едином стиле.

Тон сообщения вежливый, без эмоций.

В письме нет смайликов, сленга и деминутивов (уменьшительно-ласкательных слов).

Заключение — пожелания и благодарность.

Вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкции, чек-листы и подобное. Доступ ко всем файлам и ссылкам открыт для получателя.

Контактные данные — электронная подпись. Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость. При необходимости электронную корреспонденцию можно предоставлять суду в качестве аргумента.

В тексте нет грамматических, стилистических и орфографических ошибок. Для проверки текста можно воспользоваться специальными сервисами в интернете или дать прочитать коллеге.

Все сокращения и аббревиатуры расшифрованы и понятны для адресата.