У вас и ваших сотрудников могут быть повторяющиеся задачи. Например, есть внешний учитель и он каждый понедельник утром должен посмотреть список выполненных домашних заданий от студентов. Наши сотрудники - кураторы, кто следит за учителями и теребит их, если что-то зависло. Как убедиться, что всё на 100% работает?

Решение Чтобы сотрудники об этом не забывали, можно сделать напоминание, которое будет прилетать в рабочий чат или в системе таск-трекинга.

Это напоминание видит руководитель и смотрит, выполняют ли сотрудники задачи по этому напоминанию. Получается такой многоуровневый контроль. Если забыл учитель, напомнит куратор. Если забыл куратор, напомнит его лид. Руководитель всегда может зайти и увидеть всю цепочку и, в случае необходимости, обратиться к лиду.

При такой организации работы важно обратить внимание:

• Сколько вообще напоминаний приходит в неделю и в день;
• Насколько важно в напоминании человеческое присутствие.

Ответственный за задачу Повторяющиеся задачи, как правило - это контрольный обход задач с прошлой недели, сверка часов, раздача новых задач. У такой задачи может быть ответственным, как лид, так и сотрудник. Но важно, чтобы ответственный был назначен. Как правило, назначить на повторяющиеся задачи лучше конкретных людей, которым комфортно в операционке и нравится наводить порядок.

Когда задачи — не задачи Если напоминания приходят каждый день, а то и не раз в день, и может даже по нескольким задачам - что-то не так. Повторяющиеся задачи могут быть раз в неделю, раз в месяц. Может быть задача, открывающая рабочую неделю и закрывающая её.

Когда на группу людей прилетают пачками напоминания и есть разные повторяющиеся задачи, то, скорее всего, это должностные инструкции и рабочий процесс. Надо просто всё это описать, упаковать, обложить инструментарием и метриками и убрать лишние уведомления.

Также, следите за собой. Чем меньше всплывающих и звенящих уведомлений, тем лучше. Идеально сделать так, чтобы вы ходили и сами проверяли напоминания. Иначе получится, что не вы работаете над системой, а система над вами. Если вами управляют напоминания, то, скорее всего, вы работаете в режиме хаоса. Выясните что это за задачи, какие действия вы выполняете. Сведите это всё к инструкциям и сделайте стандартным рабочим процессам.

Тактика пустого инбокса Здесь этого быть не должно, потому что пост узко про повторяющиеся задачи. Если вы не знакомы с этим принципом, крайне рекомендую его погуглить.

Тем не менее. Постарайтесь собрать все напоминания в одном месте. Скорее всего, таких мест будет три: рабочий мессенджер, рабочая почта, такс-трекер. Дальше действуйте как раз-два-три: 1. Отключите все уведомления 2. Составьте себе расписание дня. Заложите туда, что вы раз в X часов заходите в каждое место с уведомлениями и разбираете их 3. Включите только критичные уведомления — о предстоящих встречах, сообщения от начальника.

Когда настанет время проверки инбоксов - заходите и разбирайте их под ноль. И следующие пару часов снова спокойно работайте.

Итоги

• Сделайте коллектор задач, чтобы было минимум мест куда надо ходить и их проверять. Чат-бот или таск-трекер вам в помощь
• Повторяющиеся задачи должны иметь ответственного, кому нравится делать повторяющиеся вещи. Не назначайте туда творческую нестабильную личность
• Проверьте, является ли задача частью процесса, который где-то описан
• Используйте и обучайте других тактике пустого инбокса

Что-то забыл? Возможно. Подсказывайте в комментариях и делитесь своим опытом организации рабочего процесса.

Это один пост из серии #механический_менеджмент