Для управления приоритетом задач предлагается подход под название матрица Эйзенхауэра. Для него есть несколько трактовок и реализаций. Я использую в работе более наглядную версию, из которой видны сроки выполнения и влияние на бизнес. Здесь расскажу про её реализацию в Notion в рамках серии #механический_менеджмент

Не буду вдаваться в теорию, предполагая, что вы уже знакомы с матрицей. "Традиционное" описание матрицы даёт 4 квадранта для задач - важные/неважные, срочные/несрочные.

Меня в этой оценке смущает то, что они субъективны для каждого человека и не точны в своей интерпретации. При этом сама модель градации задач мне показалась достаточно интересной, поэтому я сделал преобразование таким образом:

• важные -> денежное влияние на бизнес
• срочные -> сроки исполнения

Получились такие параметры:

• Business impact: 100, 50, 10, 5, unknown Влияние на бизнес, измерение в коинах. Сколько ресурса приобретёт или потеряет компания от выполнения/невыполнения задачи.
• Solution time: fast, middle, slow, unknown. Время выполнения задачи, измеряется субъективно. Намеренно введено словами, чтобы не мельчить и делать относительные изменения. Задача в пределах недели-двух, как правило, быстрая. Особенно, если это подзадача от задачи квартальной.

Стоимость и время "unknown" введена, так как бывает, что задачу надо поставить, но сложно оценить по одному или нескольким параметрам.

Таким образом лид или руководитель формирует бэклог задач и проводит их оценку, а сотрудники видят, что брать в работу надо в первую очередь быстро решаемые с максимальным влиянием на бизнес. Те задачи, которые оказались долгими с низким эффектом скорее всего требуют дополнительного внимание и разбиения на подзадачи.

При чём тут Notion? Удобство этого инструмента, что можно сделать группировку по Solution time и подгруппы по Business impact. Тогда получается вот наглядная матрица, с которой очень легко работать: