С чего начать систематизацию Базы знаний:
1. Исходить из юзкейсов. Кто обращается, как часто и с какими вопросами. Нужны факты, цифры, конкретные вопросы
2. Как сейчас решаются эти запросы и что устраивает, а что нет. Таблица в эксель. Вопрос, как часто, как решается, какие плюсы, какие минусы, как бы хотелось.
3. Оставить то, что уже хорошо работает. Дать максимально легкий доступ для всех нуждающихся.
4. Из того, что нужно переделать, выделить то, которое принесет пользу большинству людей при наименьших изменениях.
5. Реализовать. Внедрить. Обучить. Мониторить. Повторить.