Как писать письма, которые хочется читать?

Мне на прошлой неделе намекнули, что Я не всегда корректно общаюсь (как лично, так и в почте). Я удивился, потому что был уверен в свои навыках. Чтобы сохранить уверенность, за выходные прочел книгу Новые правила деловой переписки и делюсь главными мыслями.

Гигиена письма: 1. Одно письмо — одна тема. 2. Суть письма — в первом абзаце. 3. Вспомогательные материалы не файлом, а выводами в письме. 4. Письма без темы (и без внятной темы) будут отложены в долгий ящик. 5. Никаких "доброго времени суток", "как ваши выходные?" и тд. Это только кажется заботой.

Забота о читателе: 1. Не надо писать "ты же профессионал" или "там дел на 10 минут". Это обесценивание. 2. Не надо перекладывать вину и торопить, если сам пропустил все сроки. Так и скажи "Я дурак, все пропустил, выручай", тогда вам захочется помочь. 3. Не надо делать выводы за читателя: "вам нравится", "вы же любите" и тд. 4. Оценивать стоит работу, а не человека. 5. Не пинать вопросами "Ну как?" Если беспокоишься, так и скажи, а ещё лучше спроси чем помочь. 6. Критиковать открыто. Замечание "сразу видно, что ты это ночью доделывал" никому не поможет стать лучше. 7. Не манипулировать. Приписки "это ради команды" или попытка надавить, чтобы человек сам захотел помочь — на самом деле на помогает.

Когда лучше не писать: 1. На эмоциях. Если переполняют эмоции и кажется, что это важно знать другим, это не так. 2. Чтобы договориться. Планерка в почте — это пожиратель времени. 3. В случае пожара. Если все вокруг рушится, надо не письма писать, а звонить или говорить лично. 4. Если сложно. Сложные концепции лучше представлять вживую.

Про отношения: 1. Никакие правила переписки не исправят испорченные отношения. Когда отношения налажены, даже неидеальные письма будут работать. 2. Если человек уважает себя, то и к читателям от будет относиться уважительно. 3. Спешка всех бесит. Сообщения ASAP, СРОЧНО, клиент ждет. Это воспринимается как неуважение, а вечный ASAP только испортит отношения. 4. Деловая переписка — это в первую очередь дело, а уже потом отношения. Люди каждый день ходят на нелюбимую работу и делают неинтересные задачи. Мир работает и без уважения (но хотите ли вы так жить?)

В карьере менеджера, а уж тем более руководителя, крайне важно уметь выстраивать отношения. А если вы ещё и заботитесь об удобстве тех, с кем общаетесь и цените их время, люди будут искренне рады работать с вами и помогать вам.