✅ Цифровой этикет. Часть 2 ❗️ Правила переписки в чатах Помните о целях чата: не обсуждайте личные вопросы и не делитесь мемами. Одна тема = одно сообщение, сохраняйте контекст. Не отвечайте шуточками, не отправляйте аудио. Не пишите после работы, не затягивайте с ответом. Не создавайте информационный шум, не спамьте. Не пишите по одному слову, тегайте человека.
Используйте нейтральный стиль разговора, заменяйте токсичные высказывания дружелюбными. Благодарите, фиксируйте информацию из переписки. Удаляйте из чата уволенных работников.
❗️ Правила переписки по электронной почте
Относитесь к теме письма серьезно, используйте шаблоны. Не ставьте отметки «срочно» и «важно», избегайте фраз с дурной репутацией. Используйте только общепринятые сокращения, структурируйте сообщение. Не увлекайтесь выделением текста, не используйте CapsLock. Адрес электронной почты должен выглядеть презентабельно, подпись должна быть информативной.
Используйте разделы «Копия» или «Скрытая копия», пересылайте сообщения с заботой. Поясните, кто есть кто, соблюдайте очередность действий. Открывайте доступ заранее, давайте уникальные названия файлам. Не нажимайте «Ответить всем» без необходимости.
❗️ Правила цифрового этикета в переписке
Отвечайте с умом, копируя кусок текста и начиная с фразы «По этому пункту». Проверяйте почту два раза в день и отвечайте в течение суток. Не превращайте email в чат, переносите разговор в другое место при превышении пяти сообщений. Перечитывайте сообщения перед отправкой и используйте общепринятые формулы вежливости.
❗️ Правила рабочих созвонов Закройте всё лишнее, чтобы не отвлекаться. Не перебивайте говорящего, используйте специальные кнопки для привлечения внимания. Отключайте звук, когда не говорите, чтобы избежать скрипящего звука. Включайте видео, чтобы всем было понятно, кто говорит. Не ешьте во время созвона, выключенный микрофон не спасет.
Проверьте микрофон и наушники до созвона, настройте свет и протестируйте звук. Обеспечьте тишину, закройте комнату и попросите домочадцев вести себя тихо. Созвоны по любому поводу не нужны, используйте их для важных обсуждений. Проявите заботу о новеньких, интересуйтесь их делами и напоминайте о себе.
❗️ Правила общения в мессенджерах
Не вмешивайтесь в личное пространство коллег, используйте соцсети и мессенджеры для общения с семьей и друзьями. Конфиденциальные данные отправляйте через корпоративные сервисы, файлы — через электронную почту. Организуйте несколько чатов для разных целей, чтобы не смешивать рабочие и личные моменты. Не злоупотребляйте стикерами и эмодзи, они могут быть восприняты неоднозначно.
Учитывайте распорядок дня и часовой пояс, общайтесь вне корпоративных каналов до 9:00 и после 19:00. Проверяйте статусы коллег, не беспокойте их по незначительным вопросам. Не позволяйте себе лишнего в социальных сетях, содержание постов может влиять на деловую репутацию. Не звоните без договоренности, отправляйте сообщения и предупреждайте о звонках.
❗️ Правила личных встреч Смотрите на собеседника, снимите наушники и уберите смартфон. Отключите звук и вибрацию, реагируйте немедленно только на важные сообщения. Уважайте свои личные границы и соблюдайте work-life balance.
Кстати, если другие члены коллектива игнорируют правила поведения в онлайне, смело отключайте уведомления в нерабочее время.
