После перехода в мидл+ менеджмент больше всего в моей работе меня раздражает заниматься кадровыми, неотменяемыми, нерегулярными административными процессами, такими как: график отпусков, должностные инструкции, сбор списков на корпоратив и прочее. Делегировать их иногда нельзя, а в моем случае — некому, в моем направлении нет административных звеньев. И чем больше людей становится в моей команде, тем массивнее эти данные и тем раздражительнее в процессе их подготовки становлюсь я сама. Недавно у меня была ситуация, когда такой файл потребовал от меня 3 часа концентрации, достаточно ценное для декабря время… И тогда я принялась мечтать, как систематизировать и упростить себе жизнь, отчего я так часто забываю свои собственные советы и почему бы не поделиться ими с вами.

1. Первое и главное. Систематизировать несистемные данные позволяет только форма. Когда я попросила 5 лидов прислать мне свои версии годового бюджета я получила 5 версий годового бюджета. Для того чтобы вникнуть в эти данные мне потребовалось еще 5+ встреч. Когда я создала шаблон формы с запросом данных, которые мне действительно важны, я получила один собранный и не требующий комментариев файл, который аргументировал сам себя. Из этого сразу же следует — запрашивая информацию в свободной форме, ты крадешь время у себя и своих сотрудников. Нужно всегда стремиться предоставлять визуализацию того, какие именно данные и в каком порядке важны, а еще лучше — сразу приложить пустой файл для заполнения.

2. Второе вытекает из первого — Не нужно, выполняя такого рода задачи, добавлять слишком много данных, о которых тебя совсем даже не просят. До некоторых пор я была человеком, который в ответ на любой запрос о табличке присылала супер-пупер табличку а) первой б) с миллионным количеством вкладок и пояснений. И это не всегда такая уж хорошая идея. Направляя для целей администрирования столько сил и детализации, можно в рамках одного ключевого периода очень неожиданно выгореть. Нет такой ошибки, которая заставила бы меня также страдать и злиться, как тот момент, когда мои старания оказались не то что незамеченными — бессмысленными. Для меня это правило может еще звучать так: В первую очередь занимайся своей непосредственной работой.

3. Третий совет, который может пригодиться управленцам и лидам, да и просто тем, кто состоит в группе, которую нужно куда-то направить: Не задачи определяют людей, а люди задачи. Самый рутинный процесс может быть функциональным и эффектным в правильных руках. А потому — в любой команде всегда есть тот, кто идеально составляет списки, кайфует от систематизации и чувствует себя важным и особенным, лидируя такого рода процессы. И в этом чувстве нет ничего ироничного, если бы я складывала ручки и постоянно всем говорила «я такое не люблю, я творческая, я гуманитарий» я бы не работала столько лет в маркетинге. Поэтому все же будет правильно — оглянуться на своих людей и попробовать найти задаче сбора данных правильного исполнителя, кому эта функция не будет в тягость, а напротив — подчеркнет его репутацию и авторитет.

4. Еще один немаловажный момент. Иногда такие процессы важно замыкать на себе, чтобы продолжать чувствовать свою команду. А еще почву под ногами. С ростом штата, становится все труднее удержать в голове все дни рождения, истории, характеры и даже просто должностные роли для абсолютно каждого своего сотрудника или коллеги. Тем важнее иногда напоминать себе о них, хотя бы в виде соответствующих строчек в графике отпусков, списке на корпоратив и в любой другой форме данных. Любую работу делают люди, если не получается окинуть их взглядом визуально, посмотреть на них списком — достаточно отрезвляет и возвращает в реальность. Но это уже повод для нового поста, получается.

Больше про ворк-лайф пишу тут: https://t.me/whatleradid