Честно - это моё спасение, которое вкупе с краткосрочным action plan помогает управлять самыми безумными инициативами. Самый прикол, когда начинающие менеджеры проектов пытаются все действия отследить ....в письмах. Ну ок, если действий десять, а если сто? Представьте, как выглядит этот манускрипт? И главное, насколько им удобно пользоваться. Я в таком участвовал. Понять, что происходит на третьей неделе проекто стало просто невозможно.

Диаграмма Ганта представляет собой визуальное отображение всех этапов проекта на временной шкале. Да, вот так просто. Никаких нанотехнологий, нейронок и сложных систем. Бывает high, mid и low level, где high — основные крупные этапы (подходит для ревью с топ-менеджментом), low — поэтапная разбивка задач (используется, чтобы не упустить ничего рабочей группой).

Диаграмма работает (и задизайнена) очень просто: первый столбец — задачи, второй — ответственный. Третий и далее — временная шкала с равномерным шагом (я предпочитаю одну неделю, хотя когда находились на последних неделях пуска - переходили на ежедневную гранулярность). Получается своего рода матрица «задача Х время», которую закрашиваем в зависимости от сроков каждой задачи.

Мозг прождект менеджера проекта особенно нужен, чтобы вместе с командой понять, какие задачи могут выполняться параллельно, а какие последовательно. Например, монтаж оборудования и обсуждение логистического плеча могут выполняться параллельно. А вот монтаж оборудования и его пусконаладка — только последовательно (исключая особо креативные кейсы).

Важно определить элементы критического пути, то есть те, которые сдвигают весь проект при изменении сроков. На них, естественно, максимальный фокус и попытки сократить. Например, без того как приедет нужные компоненты, ты хоть тресни - не начнешь тесты своего продукта. Чем дольше едет - тем позже все начнется.

План нужно регулярно отслеживать (см. следующтий пост Стратегию коммуникаций) с нормальной и понятной цветопередачей: жёлтый — запланировано, зелёный — сделано, красный — просрочено. Тут нужен фанатизм и дисциплина. Первые ревью будут долгими с криками и стонами. Не реагируй, а делай (ну и объясняй, зачем). Потом всё пойдёт ровно.

И да, вся игра с цветами и раскрашиванием статуса очень нужна. Мы визуально отслеживаем, что идёт так, а что нет. Многие допускают ошибку и игнорируют это упражнение. В какой-то момент глаз что-то не улавливает, и мы пропускаем пункт, который по принципу домино разрушает всё вокруг.

Сделать план проекта можно самостоятельно в Excel, скачав шаблон Excel (например, шаблон диаграммы Ганта) или используя специальный софт, например, MS Project (но он платный). Из условно бесплатного (до пяти пользователей) можете попробовать YouGile — классный онлайн-ресурс. Сам я использую его для личных проектов. Учти, лучшее — враг хорошего. Не надо для относительно простого проекта юзать сложный софт — потратишь больше времени на поддержку. Но запомни: чёткий и визуально оформленный план нужен всегда.

Пост с моего канала, где много всего про мой корп опыт, бизнес и менеджмент