Перед тем, как приступить к автоматизации, следует выбрать процесс, который острее всего нуждается в оцифровке. И только после этого искать подходящий для его автоматизации IT-продукт.

Давайте разберёмся, как определиться с тем, что необходимо автоматизировать в первую очередь.

Шаг №1: проанализировать существующие бизнес-процессы

Если вы задумались об автоматизации, то сначала нужно тщательно описать все бизнес-процессы. Задайте себе простые вопросы: «Что мы делаем?», «Кто это делает?» и «Как это происходит?». Да, для анализа понадобится время, но без этого вы просто не сможете увидеть проблемные места и понять, что именно необходимо менять в деятельности компании.

Шаг №2: выявить процесс с проблемами

После этого составьте схему работы. Нарисуйте все ваши процессы в виде диаграмм или простых блоков. Это поможет увидеть всю картину целиком и найти те участки, где всё тормозит.

Например, если у вас интернет-магазин, разберите путь заказа: от момента, когда клиент нажимает «Купить», до доставки ему товара. Так вы сразу поймёте, где возникают задержки, и сможете их устранить.

Когда у вас будет на руках схема, остается только «вычислить», какой процесс нуждается в автоматизации. На необходимость перемен в нём укажут четыре признака:

🔹частые ошибки из-за человеческого фактора; 🔹высокие временные затраты на выполнение задач; 🔹большие объёмы данных, которые сложно обработать вручную; 🔹большое количество сотрудников, задействованных в одном процессе.

Шаг №3: рассчитать окупаемость автоматизации

Анализируя затраты человеко-часов, можно рассчитать, сколько инвестировать в автоматизацию, чтобы она окупилась. Автоматизация считается рентабельной, если окупается за один-три года.

Вывод

Работать над эффективностью компании, конечно, нужно, но бросаться автоматизировать всё подряд – не лучшая идея. Главное правило для малого и среднего бизнеса – начинать с тех процессов, которые напрямую влияют на продажи и прибыль.

Подробнее с примерами расчетов читайте в нашей статье на портале biz360.