Чек-лист для совещания ✔️ Определитесь, действительно ли это совещание необходимо. Планируйте совещание только в том случае, если это наиболее эффективный путь решения задачи.

✔️ Продумайте название. Отражает ли название совещания его тематику?

✔️ Составьте повестку, включающую важнейшие вопросы для обсуждения. ➖Какова цель совещания? ➖Какие темы вы планируете обсудить? Участники должны точно представлять себе, что их ожидает.

✔️ Получите подтверждение присутствия от потенциальных участников. Все ли нужные специалисты будут на совещании? Если нет, отложите встречу.

✔️ Выберите подходящее время и длительность совещания. ➖Сколько времени займет встреча? Достаточно ли его, чтобы охватить всю повестку? ➖Правильно ли выбрано время? Если дискуссия обещает быть жаркой, возможно, стоит назначить совещание на более ранний час, когда люди еще не устали. Если участники находятся в разных часовых поясах, какой временной промежуток позволит собрать всех?

✔️ Спланируйте логистику совещания (она не должна мешать его проведению). Проработаны ли все организационные моменты совещания (виртуального или очного)? Для виртуального совещания: ➖Виртуальное или частично виртуальное совещание должно проводиться из такого помещения, чтобы удаленные участники могли слышать каждого выступающего. ➖Будет ли записано совещание? Если да, нужна ли предварительная подготовка к записи? ➖Получили ли участники инструкции по применению программного обеспечения для виртуального совещания? Для очного совещания: ➖Подготовлено ли помещение? ➖Подготовлены ли раздаточные и иные материалы? ➖Хватит ли стульев для всех участников? ➖Готов ли проектор и необходимое аудиооборудование?

✔️ Сделайте рассылку подготовительных материалов заранее. Понадобится ли участникам предварительная подготовка к совещанию? Если да, то заранее разошлите им нужные материалы и предоставьте достаточно времени для ознакомления.