Как провести продуктивное совещание ✔️ До начала любого совещания выполните две важных задачи. ➖Дважды проверьте список участников. Если вы надеетесь найти решение по определенному вопросу, а тот, от кого оно зависит, пока не подтвердил своего участия, следует связаться с ним, прежде чем продолжить подготовку. ➖Убедитесь, что все готовы к совещанию. Если встреча требует определенной подготовительной работы, убедитесь, что участники проделали ее. Например, если вы планируете выслушать презентацию ответственного за разработку продукта, а он к ней не готов, отложите совещание.

✔️ Задайте настроение. Улыбайтесь и говорите уверенно. Зарядите присутствующих своей энергией.

✔️ Обозначьте контекст. ➖Начните повестку с освещения следующих моментов. ➖По какому проекту назначена встреча? …➖Какие события или обсуждения привели к необходимости данного совещания? Кто его собрал и для чего? ➖Какие задачи вы предполагаете решить на совещании? …➖Охватывает ли объявленная повестка все вопросы, которые следует обсудить?

✔️ Управляйте повесткой на протяжении всего совещания. …➖Объявляйте каждую тему и каждый вопрос и только затем переходите к их обсуждению. …➖В конце обсуждения каждого из вопросов необходимо сделать вывод о том, каким должно быть решение или последующие шаги. …➖Сформулируйте заключение по рассмотренному вопросу и приступайте к обсуждению следующего.

✔️ Заканчивайте совещание вовремя или чуть раньше. …➖Следите за часами и останавливайте затянувшуюся дискуссию, когда нужно двигаться дальше по повестке. Не следует проявлять жесткость, просто напоминайте людям о времени и удостоверьтесь, что все согласны с отклонением от повестки. …➖Отведите пять — десять минут в конце совещания на то, чтобы зачитать план действий, назначить ответственных и обозначить следующие шаги. …➖При отклонении от плана постарайтесь «припарковать» незапланированный вопрос или получите от участников согласие на изменение повестки.

✔️В течение суток разошлите отчет по итогам совещания. Ознакомьте с итогами совещания всех приглашенных (включая тех, кто не смог присутствовать): отчет должен включать результаты встречи и намеченные шаги.