Кадровый аудит: основания проведения и что проверять   Кадровый аудит — это процесс, направленный на анализ и оценку кадровой документации и процессов управления персоналом. Он проводится для обеспечения соответствия законодательству, минимизации рисков и повышения эффективности управления персоналом.   Основания для проведения кадрового аудита:   1. Смена кадрового работника.   При увольнении или переводе сотрудника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо проверить состояние документации, чтобы избежать потери данных или ошибок.   2. Плановые или внеплановые проверки трудовой инспекции.   Если компания получила уведомление о предстоящей проверке, кадровый аудит поможет выявить и устранить возможные нарушения до визита контролирующих органов.   3. Угроза судебных разбирательств.   Например, после увольнения сотрудника, который может оспорить решение работодателя в суде, важно убедиться, что все документы оформлены правильно.   4. Смена руководства компании.   Новое руководство может инициировать аудит для оценки текущего состояния кадровой документации и процессов управления персоналом.   5. Изменения в трудовом законодательстве.   После внесения изменений в законодательство необходимо привести кадровую документацию в соответствие с новыми требованиями.   6. Оптимизация кадровых процессов.   Компания может провести аудит для выявления возможностей улучшения процессов управления персоналом, сокращения издержек и повышения эффективности.   7. Подготовка к сделкам (слияние, поглощение, продажа бизнеса).   Перед проведением сделок важно убедиться, что кадровая документация находится в порядке, чтобы избежать юридических и финансовых рисков.   8. Выявление случаев мошенничества или злоупотреблений.  Если есть подозрения на недобросовестное поведение сотрудников или руководителей, аудит поможет выявить нарушения.

Что проверять в рамках кадрового аудита?   1. Уставные документы и доверенности: наличие уставных документов, доверенностей, положений об организации, которые регулируют право подписи на документах.  

2. Штатное расписание: наличие, его актуальность, соответствие фактической численности сотрудников.   3. Трудовые договоры и дополнительные соглашения: наличие трудовых договоров с каждым сотрудником, их соответствие требованиям Трудового кодекса РФ, наличие дополнительных соглашений при изменении условий труда.   4. Приказы по личному составу: приказы о приеме, увольнении, переводе, поощрении, изменении персональных данных.   5. Трудовые книжки: наличие, правильность их ведения, наличие книги учета движения трудовых книжек.  

6. Должностные инструкции: наличие, их актуальность и соответствие фактическим обязанностям сотрудников.  

7. Графики отпусков: наличие, их соответствие требованиям Трудового кодекса РФ, своевременное утверждение. 

8. Табели учета рабочего времени: наличие, правильность их заполнения, соответствие фактическому рабочему времени.  

9. Договоры гражданско-правового характера: наличие, их соответствие законодательству, наличие актов выполненных работ.

10. Положения об оплате труда и премировании: наличие, его соответствие законодательству и внутренним правилам компании.

11. Защита персональных данных: наличие политики обработки персональных данных, соблюдение требований по защите персональных данных сотрудников.

12. Правила внутреннего трудового распорядка: наличие, их соответствие законодательству и фактическому режиму работы. 13. Приказы о наложении взысканий: наличие, их соответствие законодательству.   14. Договоры о материальной ответственности: наличие, их соответствие законодательству.