Процесс планирования ресурсов как мы в GRCH работаем над проектами, чтобы сдавать работу в срок

Проблема, знакомая многим студиям: невыстроенные процессы, постоянный хаос и горящие дедлайны. Когда задачи сваливаются в последний момент, а ресурсы не распределены правильно — работа превращается в вечное тушение пожаров. У нас в GRCH все устроено иначе: мы дышим ровно и успеваем все вовремя. Рассказываем, как нам это удается → собрали лишь 1/10 из того, что мы делаем для ресурсного планирования.

1. Четко распределяем нагрузку. Каждую пятницу в конце дня мы собираемся на загрузку задач с менеджерами проектов. Они на своих внутренних статусах с командами актуализируют текущие задачи и нагрузку. В итоге мы видим загрузку ресурсов на долгое время, в том числе отпуска и переработки. Это помогает нам брать в работу только те задачи, которые точно сделаем, а новые — отложить на другое время. Когда клиент приходит день в день, мы не гарантируем, что возьмем его задачу в работу. Если выяснится, что ресурсов нет, скорее всего, откажем.

2. Ведем задачи в ActiveCollab. Там есть куча инструментов, которые помогают планировать работу, например:

→ Шаблоны проектов. У нас есть два шаблона: один — под проекты в активной разработке (по скраму), второй — под техподдержки (канбан). → Timeline View. Сразу видим диаграмму Ганта на основе задач и их оценок в бэклоге, поэтому нам не нужно использовать сторонние инструменты. → Режим отображения загрузки команды по отделам. Ушли от Google Таблиц и сократили время на еженедельное планирование ресурсов. Только за счет этого экономим тимлидам и менеджерам по 30-60 минут в неделю.

3. Привлекаем к планированию ресурс-менеджера. У нас в команде есть отдельный человек, который следит за распределением задач — Лера Певзнер. Она контролирует, чтобы ребята занимались максимально разнообразными задачами и никто из них не застревал на однотипной работе. А еще — чтобы в конце года они не уставали от рутины и даже не думали, что пора менять работу.

В любой студии бывают форс-мажоры и факапы в проектах. Это нормально. Главное — как с ними справляться. Когда процессы отлажены, можно решать проблемы без лишних нервов и не срывать сроки. Партнеры будут довольны, а студия укрепляет репутацию.

Кстати, именно поэтому мы стабильно входим в топ-3 лучших субподрядчиков.