Как я перестал тонуть в уведомлениях: простые правила работы с коммуникациями и задачами 🚀 Если ваш день — это череда бесконечных уведомлений, звонков, чатов и писем, а к вечеру кажется, что вы так ничего и не сделали, значит, пора что-то менять.

Я прошёл через это. Было время, когда каждое утро начиналось с сотен сообщений в Telegram, Slack, Jira, почте. В процессе работы — постоянные переключения между задачами, «срочные» уточнения, отвлекающие звонки. Итог: день заканчивается, а действительно важные задачи практически не продвинул.

В какой-то момент я понял: проблема не в количестве уведомлений, а в том, что они хаотичны и сливаются в сплошной шум. Тогда я выстроил для себя систему работы с коммуникациями и задачами. Делюсь тем, что сработало👇

📌 Жёсткое разграничение каналов коммуникацииПервое, что я сделал — перестал обсуждать всё подряд во всех каналах одновременно.

Теперь у меня чёткая система:🔹 Jira (таск-трекер) — только задачи. Никаких обсуждений в мессенджерах, если это касается работы над задачей. Если задачи нет в Jira — её не существует. 🔹 Чаты в мессенджерах (Telegram, Slack) — только быстрые вопросы, не требующие постановки задачи. Всё важное переносится в Jira. 🔹 Почта — только формальные вопросы, контракты, офлайн-общение с клиентами. 🔹 Звонки и митинги — только если нельзя решить вопрос письменно в чате/Jira/почтой.

📌 Отключение ненужных уведомлений и настройка приоритетовРаньше у меня было включено всё: новые письма, новые задачи, комментарии в Jira, личные сообщения. Каждый раз, когда появлялся пуш на экране — я отвлекался.

Что сделал? ✅ Настроил расписание уведомлений – теперь пуши от сервисов приходят только в определённые временные окна (2 раза в день: в 13-00 и в 17-00). Настроил исключения, чтобы от важных для меня контактов и по важным для меня задачам пуши приходили сразу же. ✅ Настроил уведомления в групповых чатах – теперь в Telegram и Slack я получаю уведомления только при персональном упоминании (@Антон Суминов). Всё остальное – тихо скапливается, пока у меня не будет времени на разбор. ✅ Разбил в Telegram и Slack все чаты по категориям (пресейлы/важные проекты/личные/статусы/отчеты и еще несколько других категорий)

Сразу стало меньше хаоса. Теперь я не дергаюсь на каждую всплывающую иконку, а реагирую только на действительно важное.

📌 Работа в «блоках времени»Если постоянно переключаться между задачами и чатами, фокус теряется. Теперь я выделяю блоки времени:

🟢 Утро (9:00–11:00) — работа над сложными задачами, без отвлечений. 🟡 Середина дня (13:00–15:00) — встречи, звонки, ответы на письма. 🔴 Вечер (17:00–18:00) — разбор чатов, почты, подведение итогов.

📌 Правило 5 минут ✅ Если задача требует больше 5 минут — её место в таск-трекере. Если это не быстрый вопрос, а полноценная задача, я сразу прошу оформить её в систему, чтобы не терять контекст и приоритеты. ✅ Если решить можно за 5 минут — делаю сразу. Чтобы не копить мелкие задачи, которые потом превратятся в огромный хвост.

📌 Отказ от срочности, где это возможноМногие коллеги любят прибегать со срочными задачами, которые нужно было сделать «ещё вчера». Если кто-то пишет «Срочно!», я проверяю:

✅ Это реально критично? (например, упал продакшен). Тогда реагирую немедленно. ✅ Или это просто чьё-то желание сделать побыстрее? Если да — ставлю в очередь на выполнение. Важно понимать разницу между «важным» и «срочным». Большинство задач, которые кажутся срочными, на самом деле терпят до завтра.

Итог: Я не перестал получать уведомления, но научился ими управлять. Чёткие границы между каналами, отключение лишнего шума, работа в блоках времени и фиксация всех задач в одном месте — всё это помогло мне перестать тонуть в потоке информации.

Коммуникации должны работать на вас, а не против вас. Если правильно выстроить систему, можно перестать быть заложником чатов и уведомлений и сфокусироваться на действительно важных задачах.