Бизнес-процессы ЭДО в идеале должны коррелировать с аналогичными процессами в бумажном документообороте.

Давайте представим ситуацию: Опытный специалист с 50-летним стажем Вера Васильевна точно знает, что все нововведения от лукавого. Вера Васильевна искренне не понимает, что такое электронный документ, что с ним происходит, а главное зачем это все нужно.

Молодой и перспективный консультант Маша берется за 4 минуты все объяснить и переубедить Веру Васильевну.

Итак, начнем с самого простого вопроса - что такое электронный документ? Электронный документ - это совокупность вложенных файлов и атрибутов документа. Проведем параллель с бумажным документом. Сам текст документа, его суть находится во вложенном файле, он не содержит ничего лишнего, с ним удобно работать. Атрибутами является вся служебная информация, сопровождающая этот текст - имя и должность отправителя и получателя, визы согласующих, уровень секретности, регистрационный номер, дата и т.д. Все эти данные можно написать на бумаге, или в случае с ЭДО заполнить в специально предназначенных для этого полях карточки документа. Дополнительным преимуществом является то, что многие из полей могут заполняться автоматически на основании заложенных в систему данных, или выбираться из справочника.

Что происходит с электронным документом? И вновь нам на помощь приходят аналогии с бумагой. 1. инициатор выбрал шаблон нужного документа и наполнил его информацией - это же как будто мы взяли чистый лист бумаги и написали на нем все то же самое, только намного быстрее. 2. после отправки документ сразу же поступает заранее установленному в зависимости от типа документа списку согласующих, а они, в свою очередь, могут одним нажатием кнопки согласовать, отправить автору вопрос, или отклонить документ на доработку. На доработке автор может внести изменения и вновь отправить документ, при этом вся история комментариев будет видна. Минуточку, а что бы было с бумажным документом? вначале автор должен лично найти согласующего, чтобы отдать документ, а потом дождаться, пока у того будет время его посмотреть. Если согласующего что то не устроит, документ придется полностью переписывать, и так до бесконечности. а ведь согласующих может быть много. 3. после согласования электронный документ так же автоматически поступает на подписание, подписывается электронной подписью, автоматически регистрируется и попадает в номенклатурное дело, исполняется и отправляется на хранение, а после истечения установленного срока хранения в деле - уничтожается. В бумажном случае за всеми этими этапами стоит труд делопроизводителей, которые вручную все проверяют, ставят номер и дату, кладут бумагу в папку, а раз в год сортируют архив и уничтожают документы с истекшим сроком.

И наконец самый главный вопрос: Зачем это все нужно вообще и Вере Васильевне в частности? Электронный документооборот существенно уменьшает время подготовки и согласования документа за счет автоматизации процессов и исключения человеческого фактора. Так же ЭДО открывает возможности по контролю соблюдения сроков на всех этапах ЖЦ документа. В электронном документе можно предусмотреть автозаполнение многих полей, а так же добавить шаблоны и подсказки, что очень упростит работу новым сотрудникам, не знакомым с процессами в компании. Так же не маловажный фактор - это экономия бумаги, ресурса принтеров и канцелярских принадлежностей .

Как Вы считаете, удалось ли нам убедить Веру Васильевну? пишите в комментариях