Опять планерки (и как их организовывать....)

Собрать людей вместе, посадить в одну комнату или на созвон и заставить говорить по очереди… как ни прискорбно, но именно так часто и делается. Я лично наблюдал подобные сходки, где целый отдел сидит минимум час, солирует один человек, а высказываются из-под палки. Все, о чем думают люди - когда же оно все закончится. Value = 0. Чтобы сделать планерки понятными и эффективными, я придерживаюсь нескольких правил.

1. Четко пойми цель и что будешь обсуждать. Чтобы не превратить встречу в вольный разговор без начала и конца, убедись, что все понимают, что вы добиваетесь. Если это ежедневные встречи, то скорее всего цель - зафиксировать действия на ближайшие сутки. Для долгосрочных дебатов есть отдельные форумы

2. Пропиши и донеси до участников правила игры, а именно: временные рамки, кто за кем идет, как готовиться, что заполнять. Не ожидай, что без четких правил люди сделают то, что ты себе напридумывал

3. Управляй дискуссией. Бывает, что обсуждение проблемы уходит в открытый космос. Твоя задача спокойно остановить дискуссию и перевести ее в плоскость действия. Я обычно прошу сказать, какие следующие шаги и кто ответственный. Если же энтузиаст не возвращается на путь истинный - стоит напомнить, что для дебатов есть другие встречи

4. Определи круг участников и не зови тех, кто не нужен. Иначе или будут просто недовольные или будут врываться со странными идеями, которые только время съедят

5. Создай формат, в котором будешь вести встречу. Меня могут назвать ретроградом, но я исхожу из принципа «лучшее - враг хорошего». Мне больше всего нравится формировать экселевские файлики. Там и писать просто, и данные подтянуть. Хотя всякие планеры в Teams (например) тоже ничего. Мысль в том, что должен быть простой, понятный и user friendly единый шаблон

6. Добавь юмора и прикола. Особенно когда ситуация жесть, уровень энергии такой, что даже дементоры бы охренели. Надо уметь взбодрить организацию. Например, завершал встречу, рассказывая, что прикольного произошло в этот день в истории или какой сегодня праздник. Это добавляет позитива и разряжает атмосферу

7. Праздную маленькие победы. У нас вообще плохо с умением себя хвалить. Отмечая промежуточные результаты, выделяя и подчеркивая важность достижений, ты растишь мотивацию

8. Прислушивайся к обратной связи. Так можно узнать много нового и внедрить улучшения, которые помогут сделать планерки быстрее, понятнее и эффективнее. Это может касаться состава участников, формата встречи, документов или табличек - чего угодно. Даже если считаешь, что твоя придумка — это дар божий, не отмахивайся от идей

9. Не сдавайся. К сожалению, любой процесс (особенно рутинный) приживается с большой болью. Будут недовольные. Если понимаешь, что процесс приносит бизнес ценность - продолжай не смотря ни на что. В перспективе никто не сможет вспомнить «а как жили до»

Создание той самой Мега крутой планерки - полно креатива и массы ошибок. Важный момент: процесс должен быть сконструирован так, что сможет автономно работать даже после твоего ухода с позиции или из команды.