Концерт по заявкам: автоматизация в Яндекс Трекере 🎸

Недавно в одном из профессиональных чатов всплыли вопрос о Яндекс.Трекере. Оказалось, что мы не одиноки, кто активно использует его в работе. Хотя, по моим наблюдениям, большинство коллег сидят на Битриксе24 или Jira.

За несколько лет использования Трекера мы успели немного разобраться в системе. Она своеобразная, но в целом довольно гибкая. Сегодня хочу поделиться частью автоматизаций, которые мы используем. Что-то мы придумали, что-то подсмотрели, а что-то посоветовали.

Важно понимать: многие триггеры у нас связаны между собой. Например, один добавляет комментарий к задаче, другой тут же шлёт его в Telegram. Уведомление исполнителя об активации задачи ⏰ У нас довольно много задач в статусе "Отложено" — это своеобразный бэклог. Чтобы не теряться в этом, мы сделали так: как только автор активирует задачу, триггер автоматически упоминает исполнителя в комментарии, чтобы тот точно не пропустил задачу.

Уведомление автора о готовности задачи 👌 Когда исполнитель завершает работу и задача переходит в статус "Ожидаем проверки", система автоматически призывает в комментарии автора aka менеджера, чтобы они проверили результат.

Уведомление QA ✍️ Если задача готова, но ещё не протестирована, триггер уведомляет нашего QA-специалистов. Он получает уведомление, забирает задачу в свою очередь и приступает к тестированию.

Просроченные задачи ⏰ Мы больше работаем со списками, чем с канбаном. Но в Яндекс.Трекере, в отличие от Битрикса или Wrike, просроченные задачи в списке ничем не выделяются. Чтобы решить этот момент, у нас настроен триггер, который проверяет дедлайны. Если задача просрочена, в ней автоматически появляется комментарий.

Автоматическая очистка поля "Ждёт ответа" ✅ В Трекере есть специальное поле — своего рода флажок "ждём ответа от пользователя". Но если задача закрыта и полностью готова, понятно, что никаких ответов уже не требуется. Поэтому при закрытии задача автоматически очищается от этого флажка.

Очистка дат при переходе в "Отложено" 📅 Если задача по каким-то причинам откладывается после выполнения, у неё обычно остаются заполненные даты начала и дедлайна. Чтобы не возникало путаницы, при переводе в статус "Отложено" все даты автоматически обнуляются. Этот статус у нас своего рода "горлышко": если задачу решат активировать заново, через него точно пройдут.

Сбор обратной связи: оценки автора и исполнителя ⭐️ Мы стараемся следим за качеством процессов. Исполнитель может оценить постановку задачи по 5 параметрам по 5-балльной шкале. В свою очередь, автор задачи оценивает исполнителя по аналогичным критериям.

Интеграция комментариев с Telegram 📬 У нас есть Telegram-бот, который уведомляет о отпусках, новостях и другой важной информации. Мы интегрировали с ним и Яндекс.Трекер. Теперь комментарии в задаче автоматически уходит в нужный чат, и команда сразу видит, что происходит.

Учёт затрат времени 🕒 Все данные о потраченном времени, которые исполнители заносят в Трекер, автоматически передаются в нашу систему. Про саму миграцию на этот подход и нюансы можно рассказать отдельно — это целая история.

Задачу не взяли в работу 📢 У нас есть промежуточный статус "Активно" — задача должна быть в работе. Но иногда исполнитель по каким-то причинам не приступает к ней. Если наступает дата начала задачи, а статус остаётся "Активно", система пишет комментарий.

Шаблон описания для задач 📋 Чтобы описание задач были структурированными, мы используем шаблон описания. Автоматизация добавляет этот шаблон в тело задачи при создании.

Уведомление о перерасходе времени ⚠️ В каждой задаче есть поле "Оценка" — например, 8 часов. Если исполнитель начинает выходить за рамки, приходит комментарий. Чтобы автор был в курсе перерасхода, триггер шлёт уведомление.

P.S. Термины "Автор" и "Исполнитель" могут звучать сухо/грубо, но это стандартные обозначения из самого Яндекс.Трекера — так просто удобнее и привычнее.

Конечно, у всех триггеров есть нюансы, иногда случаются казусы и даже зацикливания, но это уже тема для отдельного разговора. Чуть больше текста в блоге.