Еженедельный отчет клиенту — это письмо, в котором указано: · что было сделано за прошлую неделю; · какие планы на текущую неделю; · вопросы и возможные проблемы на проекте; · дедлайны и наши договоренности.

Отправляем, как понятно из названия, каждую неделю.

Клиенты помимо проекта занимаются дополнительной деятельностью либо ведут несколько проектов сразу, в общем — заняты.

Данный отчет позволяет «сверить часы», понять, что происходит на проекте без дополнительного пингования нашего менеджера, особенно когда все вопросы согласованы и не требуют обсуждений.

Чтобы и клиенту, и нам было проще ориентироваться в отчете, мы составляем его по определенной структуре — она едина на протяжении всего проекта.

Сейчас я уже не веду проекты и, соответственно, такие отчеты не отправляю. Проджект-менеджеры ставят меня в копию еженедельного отчета клиенту, чтобы я со стороны агентства мог контролировать процесс и направлять его в нужное русло.

Несколько правил написания отчета

• Отчет отправляется на email клиента из договора и всем заинтересованным лицам;
• Отчет отправляется менеджером проекта каждый понедельник в первой половине дня;
• В копию ставится руководитель отдела разработки и генеральный директор;
• Отчет разбивается на несколько блоков: Учет выработки, Дедлайн этапа, Сделано на прошлой неделе, Делаем на этой неделе, Вопросы/Проблемы, Необходимые документы;
• Для пункта «Сделано на прошлой неделе» бери перечень задач из предыдущего отчета и отмечай, что сделано, а где возникли проблемы;
• Если есть ссылки на материалы (Figma, DEV), прикрепляй к пунктам, чтобы клиент мог увидеть результаты работы;
• Если какая-то задача не выполнена, пропиши напротив нее причину, что произошло и что мы предпримем;
• Расписывай список работ, которые будешь выполнять на этой неделе. Не просто «Дизайн», а: «Дизайн страниц: Контакты; Оформление заказа» и тд;
• Если произошло смещение сроков, то нужно обосновать это и нужно прикрепить к письму скорректированный график работ;
• Если дата дедлайна сдвигается, то пишем в отчете изначальную дату, красим ее в желтый и дальше пишем, что дедлайн сдвигается на такую-то дату и пишем почему он сдвинулся;
• Пиши статус по затраченному времени за неделю и за отчетный период. Прикрепляй таблицу с учетом; Задавай вопросы и подсвечивай проблемы в отдельных блоках;
• Запрашивай необходимые документы (приложения, акты) в отдельном блоке.

Соблюдайте эти правила и тогда клиент будет доволен, а вы — превосходны!

Пример еженедельного отчета прикрепил.

Регламент по написанию отчета, пример отчета и шаблон для написания находятся в боте, как и многие другие полезные документы.