Свободные и связанные поручения в ЭДО: в чем разница и как с ними работать?

При работе с документами в системах электронного документооборота обычной практикой является создание поручений.

Поручения – это задания, которые необходимо выполнить в рамках работы с документом. Они бывают двух видов: свободные и связанные. Разберемся, в чем их различия, как они работают и в каких случаях применяются.

Для начала общие качества, которые обычно присущи поручениям: 1. Есть конкретные участники поручения, такие как

• инициатор - тот, кто создал поручение
• автор - тот, от чьего имени создано поручение. Чаще всего совпадает с инициатором, но могут быть кейсы, когда, например, секретарь создает поручение по просьбе руководителя от его имени
• исполнитель, или группа исполнителей
• контролер - тот, кто контролирует исполнение поручения, может совпадать с автором\инициатором 2. Установлен крайний срок исполнения (хорошей практикой является добавлять в БП Поручений возможность переноса срока по запросу исполнителя, или по желанию автора) 3. Есть отдельные поля для текста задачи и для отчета исполнителя 4. Несколько уровней вложенности (директор ставит задачу начальнику отдела, тот делегирует ее заму, зам - сотрудникам отдела и т.д.) 5. Опционально, в поручении могут быть предусмотрены промежуточные отчеты, прикрепление файлов, типовые задачи и ответы, связь с другими документами и т.д.

Свободное поручение – это задание, которое не привязано к конкретному документу. Оно может касаться любой рабочей задачи, не требующей ссылки на определенный электронный документ.

Может использоваться для общих задач, без привязки к конкретным документам:

• Запрос комментария или консультации
• Поручение о выполнении работы
• Общая задача по проекту или процессу

Пример Руководитель поручает сотруднику подготовить отчет по статусу согласования договоров. В системе ЭДО создается поручение без привязки к конкретному документу – просто задача с дедлайном.

Связанное поручение – это задание, которое неразрывно связано с определенным документом. Оно создается внутри карточки документа и фиксирует процесс его обработки, или исполнения.

Чаще всего используется для исполнения резолюций по документу, однако в некоторых решениях может использоваться для

• Доработки документа после замечаний
• Согласования, подписания и т.д.

Лично я против такого подхода, и предпочитаю отделять задачи по подготовке документа от поручений, но знаю компании, где такая практика существует.

Пример связанного поручения: После согласования и подписания приказа по основной деятельности, делопроизводитель создает из карточки этого приказа поручения руководителям подразделений по существу документа. в данном случае инициатором является делопроизводитель, автором - генеральный директор, от имени которого издан приказ, исполнителями - руководители подразделений, контролером - сотрудник отдела делопроизводства. срок поручения устанавливается на основании текста приказа.

А какой тип поручений чаще используется в вашей работе? Делитесь в комментариях! 😉