8 методов оптимизации процесса закупок

Оптимизация процесса закупок в организации нужна, чтобы повысить эффективность участия и снизить затраты.

Давайте рассмотрим, как оптимизировать участие в тендерах, какие методы и инструменты использовать и как улучшить работу закупочного отдела. Зачем оптимизировать процесс закупок в компании

Оптимизация обеспечивает стабильную работы компании. Вот какие основные цели и задачи ставят поставщики для оптимизации закупок на предприятии в 2024 году:

▶️снизить затраты, чтобы участвовать в тендерах с минимальными расходами. ▶️ускорить и упростить участие в тендерах; ▶️обеспечить качество и полное соответствие техзаданию поставленных товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Как опытные поставщики оптимизируют процесс закупок

Вот какие инструменты используют опытные поставщики, чтобы оптимизировать участие в тендерах:

1️⃣Внедряют специальный софт для оптимизации управления закупками в компании. Чаще всего поставщики используют CRM-системы, ERP-систем и другие программы, чтобы автоматизировать рутинные задачи. 2️⃣Анализируют и планируют, чтобы на дальних подступах знать о потребностях заказчиков и подготовиться к многочисленным отгрузкам. Начинающие поставщики, которые не пользуются этим инструментом упускают много выгодных заказов. Аналитические инструменты позволяют принимать обоснованные решения. 3️⃣Обучение и развитие работников: сотрудники закупочного отдела, которые обучаются новым методам и инструментам, развивают профессиональные навыки более эффективны по сравнению с теми, кто участвуют по старым алгоритмам. 4️⃣Интеграция закупочных системы в компании с другими корпоративными системами, такими как бухгалтерия и складской учет, для обеспечения единого информационного пространства. 5️⃣Более эффективное использование ресурсов в компании, таких как время и трудозатраты, для повышения производительности. 6️⃣Переговоры с поставщиками о скидках и условиях оплаты и другие приемы, чтобы снизить затраты на участие в тендерах. 7️⃣Грамотное распределение ролей и обязанностей среди сотрудников закупочного отдела, чтобы повысить эффективность работы. 8️⃣Внедрение методов и инструментов для улучшения коммуникации и взаимодействия внутри закупочного отдела.

Как ошибаются поставщики при оптимизации процесса закупок

Внедрение современных методов и инструментов, обучение персонала и улучшение взаимодействия внутри закупочного отдела помогут достичь целей и KPI. Однако поставщики часто допускают ошибки, когда занимаются оптимизацией. Вот самые распространенные из них:

▶️Не оптимизируют алгоритмы участия в тендерах, а участвуют по инерции. ▶️Оптимизируют только что-то одно вместо комплексного подхода. Например, делают ставку на оптимизацию ресурсов в закупках и совершенно забывают про автоматизацию задач. ▶️Привлекают некомпетентных специалистов, чтобы оптимизировать участие в тендерах.

Оптимизация закупок — это непрерывный процесс, который должен охватывать все аспекты закупочной деятельности, от планирования участия в тендерах до анализа результатов. И для этого необходимо постоянно совершенствовать процессы и внедрять новые инструменты.

𝙏𝙚𝙣𝙙𝙚𝙧 𝘽𝙪𝙨𝙞𝙣𝙚𝙨𝙨 💳