🌉 Мост между производством и другими департаментами

Чем занимаются офис-ассистенты на заводе HAVAL? Они не просто заполняют отчеты и сортируют документы. Они — связующее звено между производственными подразделениями и другими департаментами, психологическая опора и информационная поддержка для сотрудников и одни из тех, кто первым встречает новичков в компании. Офис-ассистенты, чья роль часто остается в тени, на деле являются одними из ключевых игроков в поддержании рабочего ритма предприятия.

🗣 Есть контакт

Одна из основных задач офис-ассистентов — обеспечить бесперебойную коммуникацию производственных подразделений с другими департаментами. Они выступают медиаторами при решении спорных моментов между работниками и руководителями, сотрудниками цеха и отделами завода, например, охраной труда и административным отделом. Также они консультируют коллег по кадровым вопросам, снижая нагрузку на HR департамент.

«Когда работники знают, что им есть к кому обратиться с вопросом, что их выслушают и не останутся равнодушными к их проблеме - это улучшает социально-психологический климат и мотивацию рабочего коллектива», - отмечают в HRD.

🦸 Ассистент спешит на помощь

Спросите, по каким вопросам обращаться к офис-ассистенту? Ответ: практически по каким угодно. Они помогут правильно прочесть расчетный лист, проверить начисление премий, оформить перенос отпуска, заменить средства индивидуальной защиты, сориентируют по поводу транспорта до работы. Они же объяснят, как участвовать в программе «Приведи друга», и подскажут, куда возможно перевестись внутри компании или какие есть открытые вакансии.

А еще офис-ассистенты вносят немалый вклад в первичную адаптацию сотрудников, ведь именно они одними из первых знакомят новых работников с местом, где тем придется трудиться, представляют непосредственное начальство и команду, рассказывают о внутреннем распорядке и выделяют место в раздевалке. От первого дня у сотрудника должны остаться хорошие впечатление, и офис-ассистенты стараются как могут, чтобы у новичков сохранился настрой на дальнейшую продуктивную работу.

🤝 Социальный клей коллектива

Еще одна роль офис-ассистентов — содействие в подборе персонала. Частью их рутины является помощь в составлении заявок на вакансии и участие в собеседованиях. Благодаря их вовлеченности, отдел кадров может фокусироваться на стратегических задачах, а сотрудники получать оперативную помощь.

Их роль сложно измерить KPI, но именно офис-ассистенты формируют психологический климат в команде. Это те, кто помогает любому сотруднику завода быть услышанным.