Мы выделили 5 основных раздражающих ситуаций, из-за которых созвоны бесят людей. Разберем их и поделимся решениями, которые помогли нам перестать испытывать боль за бесцельно прожитые часы.

Ситуация 1: можно было обойтись без созвона Коллеги пишут «Го в зум, я создал» и обсуждают любое изменение на проекте по видеосвязи. Множество созвонов создает ощущение, что вся команда плотно работает над проектом, но это не так: на встрече, как правило, есть пара активных спикеров, а остальные молчат. Решение: сначала определитесь, какой цели вы хотите достичь встречей и зачем сотрудникам быть там всем вместе.

Ситуация 2: бесконечные созвоны без конкретики Если есть вопрос, но не до конца понятно, что именно вы будете обсуждать и к чему хотите прийти, созвон рискует превратиться в бесконечное хождение по кругу. Решение: все участники созвона должны понимать, какие вопросы будут обсуждаться. Пропишите вопросы и шаги, которые приведут к результату, и составьте расписание встречи. Это поможет не затягивать созвоны.

Ситуация 3: никто не готовится к встрече На встрече нужно обсудить идеи и найти решение, а идей нет: никто не подготовился заранее и импровизация не сработала. Решение: если к созвону можно подготовиться, так и нужно сделать. В сообщении о встрече прикрепите ссылки на всю нужную информацию и общий рабочий документ, например, гуглдок. Попросите участников заранее подготовить и написать идеи.

Ситуация 4: лишние участники Часть сотрудников могла вообще не присутствовать на созвоне, потому что там обсуждают другую сферу работы. Их позвали по умолчанию, как участников команды, ведь «Нам всем нужно быть в одном информационном поле». Решение: прежде чем автоматически отправить приглашение всей команде, определите, кому точно нужно участвовать в обсуждении, а кому достаточно будет узнать только результаты встречи.

Ситуация 5: все разошлись, а что делать — не понятно Вроде и встреча была эффективной, и шаги дальнейшие обсудили, а почему-то ничего не происходит. Через время то, что обсуждалось с командой забывается, проблема так и остается нерешенной. Решение: после совещания организатор готовит meeting notes — текстовое резюме. Это поможет участникам четко понимать следующие шаги и познакомит остальных коллег с итогами встречи.

Подведем итог Избавиться от бесполезных созвонов поможет:

• Замена части встреч содержательными текстовыми сообщениями.
• Составление адженды перед встречей.
• Подведение итогов после встречи.