Мои рабочие процессы делятся на стратегические и операционные

Сегодня поделюсь рутиной, которая помогает мне как руководителю контролировать и вести учет всех сделок и документов.

Структурирование документов

Уже много лет все мои документы по тендерам собираются по единой структуре. В папке каждой компании есть есть папка с учредительными документами, приказами, решениями, выписками, отчетностью. И отдельно есть папка с тендерами, в которой они разделены по годам. Внутри они пронумерованы, есть данные о процедуре и сроках.

🗂️ Внутри документы по этапам:

1. Документация 2. Заявка (характеристики и документы к заявке, запросы, если есть, протоколы) 3. Расчет (тут файл с расчет по сделке, сначала предварительный, потом итоговый) 4. Контракт или договор (там же гарантии, переписки, закрывающие документы) 5. Покупка товара (внутри договоры, счета, накладные, логистика, если поставщиков много, то у каждого своя папка) 6. ФАС (в случае жалоб)

📑 Так я могу найти любые документы за любой год по любой закупке. Они все корректно названы и всегда в порядке. Для сотрудников есть регламент, как должны храниться документы.

👩‍💻 Помимо этого вся работа по тендерам ведется в CRM. У нас Битрикс 24 - настроили для себя. Все самые нужные данные там есть: Активная ссылка на закупку Ссылка на площадку Начальная цена Итоговая цена Ответственный Заказчик и его контракты Поставщики и их контакты Даты окончания подачи заявки Даты аукциона Дата заключения контракта Комментарии на каждом этапе работы с тендером Информация об оплате.

Там же ставятся и выполняются задачи сотрудников подать заявку, оформить гарантию, сделать закрывающие документы, оплатить счета. Я вижу как они взаимодействуют между собой и рабочий процесс идет по плану. Там же добавлена почта - из сделок видно, когда кому писали по какой сделке. Там в сделках можно позвонить, звонок будет записан и расшифрован искусственным интеллектом.

❤️ Мне как руководителю удобно, что работа выполняется по регламенту и утвержденному бизнес-процессу. Когда нет хаоса, можно уверенно развивать бизнес.

👀 *А как у вас выстроена работа? Поделитесь своим порядом организации документов и рабочего процесса - классные идеи возьму на заметку!

😉 А если хотите, чтобы я ваших сотрудников научила так работать - это легко! В курсах у меня тоже всё структурировано и понятно!*Каталог курсов