Первая часть тут.

Так как фестиваль проходил впервые, то поначалу было сложно договариваться с партнёрами (гораздо проще, если у события есть история хотя бы 2-3 лет). Но тема была очень удачно выбрана, так что у многих партнёров были заготовки, программы, костюмы и большое желание участвовать.

Нам удалось привлечь (так как я описываю оба фестиваля, то расскажу в совокупности) музей сов (они-то и привезли живых сов), лазертаг (они дали оборудование), музей науки (взяли на себя проведение тематического занятия), стеклодувную мастерскую (находится прямо в здании), VR-клуб, настоящих гадалок, декораторов, арендаторов тематических костюмов для фотосессий, иллюзиониста, школу каллиграфии.

Во время подготовки мы смотрели референсы в pinterest по фотозонам, вспоминали музей “Бестиарий” и музеи на тему Гарри Поттера в мире, тематические кафе. Смотрели, какие мастер-классы мы могли бы провести, чтобы они были простыми, быстрыми и интересными, чтобы каждый смог с собой забрать готовые изделия.

IV. Монтаж Первый фестиваль прошёл в майские праздники в 2024 году, а второй  - на новогодних выходных в 2025 году. Монтаж был в первый раз 1 день (демонтаж - вечер), а во второй раз - два дня. Мы завозили весь реквизит, декорации, обучали людей, показывали площадку, убирали мусор, мыли, раскрашивали стены (мой личный вау-эффект: тёмная комната, где мы писали УФ-чернилами на стенах, а люди с лампой искали цифры в знаках. При свете чернила не видно, так как они прозрачные). Я сделала карту помещения в Miro, во-первых, чтобы понимать, что куда ставить, кто где будет находиться, визуализировать пространство и примерно спрогнозировать, как будут передвигаться люди (так как до монтажа мы на площадке были раза 4 - там шли пары у студентов). Ну и чтобы друг другу не задавать три раза один и тот же вопрос “А куда это ставить?”. То есть нужно было подготовить каждую комнату и пространство, поставить столы, подключить технику, разнести расходники, смонтировать фотозоны, доставить большие объекты (типа огромного зеркала, тележки, кресла). А ещё натянуть баннера, раскрасить объекты, нарезать мелкие вещи, напечатать раздаточные карты.А ещё немаловажный момент – посчитать расход по электричеству. Так как на втором фестивале из-за использования множества нагревающих элементов (термопресс, две микроволновки, чайник, термопот, пончечница, эл. плита + клеевые пистолеты), у нас пару раз отключалось электричество.

V. Волонтёры Ключевую роль у нас играли наши эльфы - они реально носили эльфийские ушки и были нашими помогаторами и палочками-выручалочками. Это те люди, которые напрямую взаимодействовали с посетителями, проводили занятия, интерактивы, мастер-классы.Мы стараемся каждый раз каким-либо образом наградить тех, кто особо отличился, проявлял инициативу и не сидел, сложа руки, просто чтобы заработать свои часы.Мы приглашали их за день-два до фестиваля, обучали мастер-классам, они помогали монтировать 2 этажа помещения, где проходило событие.Так как вся наша команда так или иначе побывала в роли волонтёров, мы понимаем, как важно, чтобы им было интересно, комфортно, тепло, они были сыты. Конечно, не могу сказать, что всё всегда гладко и идеально - ни одно событие не может пройти на 100% так, как оно запланировано. В части волонтеров, даже если мы набираем людей с запасом, всегда кто-то заболевает, не отвечает, не доезжает, сливается. Ну либо просто жутко тупит, приходится менять людей в моменте.  VI. Фестиваль  Что же увидели люди, когда пришли к нам? На входе людей встречал баннер с программой (мы старались часть сделать постоянной, но все равно достаточно разнообразной, чтобы было интересно прийти и во все три дня). Фотозона с тележкой (как платформа 9 ¾), с дементором, с мётлами. Каждому на входе давали браслет и карту пространства с расписанием занятий.

Продолжение тут.