📝 Meeting Notes

1️⃣ Ситуация Вы созвонились с продактом, дизайнером, коллегой по команде — о чём-то договорились. Через какое-то время он вас спрашивает:

«А почему реализовано вот так?» Вы отвечаете: «Мы с тобой об этом договорились». А он в ответ: «Такого не было, я такого не говорил».

2️⃣ Другая ситуация Вы созвонились, о чём-то договорились, не записали, задачу отложили на пару дней — и уже не помните, о чём договорились. Приходится снова созваниваться и вспоминать, о чём же всё-таки говорили.

Знакомо? ✅ Решение: Чтобы не было подобных ситуаций, можно вести протоколы встреч, а затем отправляем тем, кто участвовал в обсуждении.

❓ Зачем вести протоколы?

• Чтобы не забыть. По исследованиям: через 20 минут мы забываем 40%, через час — 60%, через день — 70%.

• Не исказить информацию с течением времени — ведь наш мозг безбожно врёт 😅

• Чтобы обратиться к заметкам в будущем и решить разногласия. Протокол встречи в какой-то степени имеет статус юридического документа.
• Чтобы сохранить информацию для отсутствующих на совещании, например, если коллега был на больничном.
• Передать информацию присутствующим — особенно актуально, если вы работаете в англоязычной компании, где у всех разный уровень английского.

• Люди будут ответственнее относиться, например, к срокам, которые они называют (но это не точно 😄) ✍️ Как писать протокол

• Должен быть кратким — меньше времени на написание, меньше времени на чтение.

• При этом важно не терять контекст — вы должны взглянуть на него со стороны и понять, о чём речь, через пару недель.
• Важно указывать, от кого поступила информация.
• Если было принято какое-то решение, нужно описать контекст — почему оно было принято и кем.

🗂 Мой формат

С протоколами у меня была такая же проблема, как была раньше с ведением заметок. Я не отделял в них заметки от задач, и всё смешивалось в одну неподдерживаемую кучу. Поэтому для себя я придерживаюсь следующего очень простого формата:

• Agenda
• Зачем встречаемся

• Список вопросов, которые нужно обсудить

• Notes

• Важная информация, которую следует зафиксировать

• Action Items

• Задачи, которые нужно сделать мне или другим членам команды

🛠 Инструменты

Мы мигрировали на стек Microsoft — Teams, OneNote и т.д. Поэтому я просто веду заметки на одной странице в OneNote, к которой имеет доступ команда. Если это встреча 1:1, я использую Obsidian, а затем отправляю свои заметки собеседнику.

🔗 Подробнее

• 📹 Видео — Meeting notes как средство коммуникации в проектной команде
• 📄 Текстовая расшифровка

А вы ведёте meeting notes? Поделитесь, как вы это делаете и какими инструментами пользуетесь

#process #management