Некоторое время назад при открытии нового магазина я натолкнулся на старое наследство в виде концепции "новая торговая точка - новый договор на связь". И всё бы ничего, но в группе компаний в тот момент насчитывалось уже около 300 торговых точек и каждая из них была с двумя отдельными договорами на связь(основной канал + резерв от другого провайдера). Процедура подтверждения и оплаты счетов занимала две недели(сотни писем с похожими темами), а розыск закрывающих документов и отчетность перед бухгалтерией длился месяц и даже больше. При этом всегда есть риск что-то пропустить и получить отключение связи за неуплату. Уходила масса времени на переписку, созвоны и встречи ради поддержания устойчивой связи на объектах торговли. Решение по оптимизации пришло уже на следующий месяц в период новой оплаты, но мне указали на правила, которых нужно придерживаться в работе. Я не против принятых концепций и правил, но если они устарели и тормозят бизнес, то почему я не могу предложить новую концепцию и создать новое правило?

В голове уже созрел план по изменениям, но требовалось заручиться поддержкой коммерсантов, юристов, финансистов и бухгалтеров. При обсуждении вышеописанного процесса с коллегами из смежных подразделений мне не могли объяснить причину, по которой придерживались старого правила "новая торговая точка - новый договор на связь" и лишь давно работающий главный бухгалтер предположила, что ранее готовили аналитику с разнесением затрат по торговым точкам, а теперь данные собирают по юрлицам, а старое правило давно не актуально. До моего прихода в компанию этим правилом вообще никто не интересовался и все работали по старинке. В итоге я договорился об изменении на нашей стороне. Предстояло провести переговоры с разными провайдерами и запустить процесс массового переоформления договоров по связи.

За 2 месяца была проделана огромная работа, договора с провайдерами переоформили по юрлицам, а точки вписали в спецификацию к договору. Попутно "причесали" тарифы и условия по скорости каналов. У меня был прогноз по количеству новых точек до конца года и поэтому удалось договориться о снижении общей стоимости за связь. Экономия в месяц только по одному провайдеру составила более 120 тыс. рублей. Кроме этого, договорились о кредитном лимите на некоторых важных каналах и перевели бумажный документооборот в электронный.

Что в итоге получил я? Вместо нескольких сотен писем со счетами теперь приходило десять, а вместо двух недель нервной работы можно было за несколько часов всё согласовать и отправить в оплату. Закрывающие документы теперь не нужно было разыскивать, так как все приходило в ЭДО. Еще при открытии новой торговой точки мне не надо было заново запускать процедуру согласования со всеми подразделениями нового договора, так как новая точка добавлялась в виде спецификации к уже действующему договору.

Что получил бизнес? Кроме экономии денежных средств бизнес получил понятную и прозрачную схему взаимодействия с операторами связи, более высокую скорость каналов и быструю реакцию на потребность в новых точках подключения. И это всё благодаря новому правилу, которое помогает бизнесу развиваться.