1. Адекватный тайминг. На задачу уходит ровно столько времени, сколько вы на неё заложите. Если в календаре по умолчанию стоит встреча на час, то вы скорее всего будете болтать всё это время (а иногда и на 5-7 минут задерживаться). Если вы ведёте встречу сами, лучше назначить ответственным за тайминг кого-то другого. А ещё лучше поставить таймер, который видят все участники.

2. Нет плана — нет встречи. Если вы знаете, о чём будете говорить, лучше всего заранее прописать список вопросов, чтобы участники ознакомились с ним до того, как придут. Если списка для обсуждения нет, но вы ожидаете, что вопросы принесут другие участники, есть риск, что встреча будет сумбурной. Создайте документ и попросите участников заранее написать туда всё, что они хотят обсудить. Так вы сможете подготовиться и понять, как структурировать встречу.

3. Важная встреча требует подготовки. Обычно это осознаёт сам организатор. Если вы не видите смысла уделять время проектированию, то скорее всего, и значимость встречи может быть завышена. В этом случае можно написать всё необходимое в письме или списаться с нужными людьми в мессенджерах. Ваши коллеги будут счастливы, если одной ненужной встречей станет меньше.

4. Переключение внимания. Если по плану встречи вы говорите 30 минут, потом передаёте слово человеку, который говорит ещё 30 минут, а потом слово берёт третий спикер (и тоже говорит 30 минут), то встреча пройдёт неэффективно.

Спланируйте активности для вовлечения всех участников и управляйте вниманием аудитории. Поработайте с подачей, выделите ключевые тезисы спикеров и выведите их на слайды. Пусть каждый спикер говорит по 10 минут, в то время, как основная информация будет написана текстом. Чтобы добавить динамики сделайте блоки с обсуждениями между выступлениями.

В целом, если вы можете сделать встречу интерактивной — делайте. Если ваша встреча регулярная, проведите её в интересном вовлекающем формате. Можно придумать его самостоятельно, либо вдохновиться тем, как это делают мастера фасилитации. Со временем форматы можно менять и заодно быстро получать обратную связь от участников. Динамичные и интересные встречи вдохновляют!

5. Скептик — ваш помощник. Если на встрече присутствует человек, который настроен критически, привлеките его на свою сторону. Дайте ему роль, которую он с радостью на себя примет. Пусть он будет «Лидером критического мышления» или «Амбассадором правил». Человек имеет основания критиковать и скорее всего реально знает что-то, что может помочь команде. Просто он пережил боль и поэтому настроен скептически. Услышьте его в этом и проявите эмпатию. Так он станет вашим союзником.

Пусть скептик продолжает выявлять слабые стороны идей и аргументации, но делает это по правилам — без личных оценок и критики в адрес участников. Попробуйте метод 6 шляп (чёрная шляпа — это шляпа критика, предложите человеку примерить и другие шляпы).

У нас в ИКРЕ есть курс по фасилитации, который с радостью рекомендую всем. Если вы хотите проводить эффективные встречи и мастерски вовлекать участников, освоить метод 6 шляп и другие инструменты, работать с незнакомыми людьми и проектировать значимые сессии в вашей компании или вовне — приходите учиться.

Курс очный, в офисе ИКРЫ в Москве. Стартуем 5 июля. В комментарии оставлю ссылку. Буду рад встретиться с вами!